Cuando el premio de la promoción se debe recoger de forma física en un punto de venta, establecimiento o local offline, el organizador de la promoción dispone de la herramienta “Canjeo de premios”, que permite la validación y entrega de premios de forma física de una manera segura, fiable, ágil y sin fraude.

Easypromos te permite crear dinámicas promocionales para distribuir premios en canales digitales, y además hacerlo a través de mecánicas interactivas como juegos, trivias, concursos, etc. El reto aparece cuando estos premios son físicos y se deben recoger en un establecimiento. El premio se entrega como un vale o cupón digital, que luego el usuario debe mostrar en el establecimiento para su canjeo. Sin embargo es necesario controlar el fraude de estos vales digitales para evitar que un usuario haga copias del vale, intente canjear el premio múltiples veces, etc.

La herramienta de “Canjeo de premios” permite al establecimiento verificar el vale digital antes de entregar el premio al usuario.

En concreto, la herramienta “Canjeo de premios” incluye 2 sistemas para verificar y canjear el premio en el punto de venta:

Sistema 1: El usuario canjea el vale digital a través de su móvil

El usuario mostrará el vale digital al personal del establecimiento a través de su móvil. El vale incluirá el estado del canjeo del premio: (1) Activo y pendiente de canjear, (2) Canjeado o bien (3) Expirado. Si el vale es activo, la persona del establecimiento pedirá al usuario que lo marque como verificado. El usuario deberá deslizar un botón de confirmación del vale (y opcionalmente poner un pin de seguridad del establecimiento). Una vez verificado, se entregará el premio al usuario, y ese vale digital no se podrá utilizar más.

Sistema 2: El comercio canjea el premio introduciendo la referencia del vale a través del Portal de validación
Adicionalmente, el establecimiento puede disponer de una herramienta para poder verificar los vales digitales. Todos los vales vienen con un número de referencia y con un QR. En vez que sea el usuario quien marca el vale como verificado, podrá ser el comercio quien introduzca la referencia del vale, o bien escanear el QR para verificarlo. Esta herramienta se denomina Portal de Validación, y se presenta como una página web protegida por password. Cada establecimiento tiene su propio password.

Nota: Ambos sistemas son complementarios, de forma que se podrá configurar la promoción de forma que tanto el usuario desde su móvil como el vendedor desde el Portal de validación puedan canjear y validar el premio.

A continuación te explicamos el funcionamiento de la herramienta Canjeo de premios a través de los siguientes contenidos:

1. Cómo es la experiencia de usuario

2. Cómo habilitar la herramienta Canjeo de premios

   • 2.1. Los dos sistemas de canjeo

   • 2.2. Seleccionar qué premios son canjeables

3. Configuración del sistema de canjeo mediante el Portal del vendedor

4. Configuración del sistema de canjeo mediante barra deslizante

5. Comunicaciones por email con los usuarios

   • a) Enviar un email al ganar un vale digital por un premio físico

   • b) Enviar un email cuando un usuario canjea un premio

   • c) Enviar una notificación al administrador cuando un usuario canjea un premio

6. Estadísticas de validaciones realizadas

1. Cómo es la experiencia de usuario

El usuario ha participado en una promoción en la que se asignan premios que deben ser recogidos de forma offline en un establecimiento. A continuación, detallamos de qué forma el usuario podrá canjear el premio que ha ganado en la promoción.

1. Tras registrarse y participar en la promoción, el usuario ve por pantalla el nombre y la información del premio que ha ganado:

Adicionalmente, también puede recibir un email automáticamente tras participar con la información de su premio, así tendrá a mano la información del premio que se la asignado cuando vaya al establecimiento a recoger su premio.

2. El usuario deberá hacer clic en el botón “Canjear” que aparece en el pop-up del premio. En caso que el usuario no canjee el premio justo tras participar en la promoción, podrá recuperar el botón de “Canjear” tanto en el email que ha recibido, como en la página de participación individual en la promoción, a la que podrá acceder en todo momento iniciando sesión en la promoción con el correo electrónico con el que participó.

3. Al hacer clic en el botón “Canjear”, se abrirá la “Pantalla de canjeo”, que deberá mostrar en el establecimiento para poder recoger su premio. La pantalla de canjeo contiene toda la información relativa al premio que ha ganado el usuario (nombre del premio, referencia interna, promoción en la que ha participado, y tiempo disponible para canjearlo, si lo hubiera):

4. Al mostrar la pantalla de canjeo al responsable del comercio, el canjeo del premio se podrá realizar de dos formas, en función de la configuración de la propia promoción:

• a) El propio usuario será quien marcará el premio como entregado deslizando la barra que aparece en la pantalla de canjeo.
• b) El responsable del comercio será quien verificará el premio introduciendo manualmente la referencia del premio en el “Portal de Validación”.

5. Tras validar el premio, el sistema mostrará el mensaje conforme el premio ha sido canjeado:

2. Cómo habilitar la herramienta Canjeo de premios

A continuación, detallamos todos los pasos para habilitar la herramienta Canjeo de premios, que te permitirá canjear de forma segura en tus puntos de venta cualquier tipo de premio, ya sean premios directos al participar (como un cupón o código promocional), premios asignados a través de una Ruleta de premios o un Rasca y gana, e incluso premios asignados a través de un sorteo.

Consulta el tutorial donde explicamos paso a paso cómo crear los premios de tu promoción.

2.1. Seleccionar el sistema de canjeo

Una vez creados los premios que tienes previsto repartir en la promoción, el siguiente paso es habilitar la herramienta Canjeo de premios. Para ello, dirígete al apartado Editor > Premios > Canjeo de premios. Al acceder a la herramienta, se te presentarán los dos sistemas disponibles para canjear los premios en el punto de venta, para que puedas seleccionar el tipo de sistema de canjeo que quieres habilitar para validar los premios en el punto de venta:

1. Canjear desde el Portal del vendedor: El vendedor canjea el premio introduciendo la referencia del premio o escaneando su código QR desde una herramienta web llamada "Portal del vendedor".
2. Canjear deslizando una barra desde la pantalla de canjeo de premio: El usuario verá una barra deslizando en la pantalla de canjeo. Cuando se entregue el premio, el usuario mostrará su dispositivo móvil al vendedor y demostrará cómo desliza la barra para marcar el premio como canjeado.

Nota: Ambos sistemas son complementarios, de forma que se podrá configurar la promoción de forma que tanto el usuario desde su móvil como el vendedor desde el Portal de validación puedan canjear y validar el premio.

Te explicamos cómo funciona cada sistema en detalle en el punto 3 y en el punto 4 de este tutorial.

2.2. Seleccionar qué premios son canjeables

Una vez habilitado el sistema de canjeo de premios que más te interesa, a continuación deberás configurar qué premios se podrán canjear a través de la herramienta Canjeo de premios. Éstos serán los premios que los usuarios podrán ir a recoger físicamente en el punto de venta. Para ello, en el Listado de premios deberás marcarlos con la siguiente opción:

Una vez aplicada la propiedad de canjeable, opcionalmente podremos configurar el tiempo de expiración de los premios, que determinará el tiempo que dispondrán los usuarios para acudir al punto de venta físico para recoger su premio. Podemos aplicar un tiempo de expiración de dos formas diferentes:

• a) Tiempo de expiración global para todos los premios de la promoción: De esta forma, todos los premios de la promoción tendrán la misma fecha de expiración.
• b) Tiempo de expiración individual por premio: Permite poder establecer una fecha de expiración diferente para cada uno de los premios canjeables de la promoción.

3. Configuración del sistema de canjeo mediante el Portal del vendedor

Los comercios disponen del Portal del vendedor, una herramienta que se presenta como una página web protegida con contraseña que permite a los establecimientos verificar los premios que se han distribuido a los usuarios a través de la promoción online. 

El Portal del vendedor tiene el formato de página web, por lo que es accesible desde cualquier dispositivo móvil a través de una URL, y ha sido optimizado para ser utilizado desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, por lo que no requiere la instalación de ninguna app.

¿Cómo funciona el canjeo de premios a través del Portal del vendedor?

• Todos los premios que se reparten a través de la promoción vienen con un número de referencia y con un código QR. 
• El usuario llegará al establecimiento y mostrará al vendedor la pantalla de canjeo del premio ganado en la promoción. 
• Cada punto de venta o establecimiento deberá acceder al Portal del vendedor con su contraseña de acceso al Portal.
• El vendedor podrá verificar el premio en el Portal, ya sea introduciendo la referencia única del premio, o bien escaneando el código QR que aparece en la pantalla de canjeo.
• El Portal le indicará al vendedor si el premio es válido, verificando que no haya sido canjeado antes.

Consulta el tutorial específico donde explicamos todos los pasos para configurar el Portal del vendedor.

4. Configuración del sistema de canjeo mediante barra deslizante

En vez que sea el vendedor el responsable de canjear el premio a través del Portal del vendedor, este sistema permite que sea el propio usuario el que confirme el canjeo del premio. 

¿Cómo funciona?

• El usuario mostrará el vale digital al personal del establecimiento a través de su móvil.

• El vale incluirá el estado del canjeo del premio:
  • (1) Activo y pendiente de canjear
  • (2) Canjeado o bien
  • (3) Expirado.
• Si el vale es activo, la persona del establecimiento pedirá al usuario que lo marque como verificado. El usuario deberá deslizar un botón de confirmación del vale (y opcionalmente poner un pin de seguridad del establecimiento).
• Una vez verificado, se entregará el premio al usuario, y ese vale digital no se podrá utilizar más.

5. Comunicaciones por email con los usuarios

Podrás utilizar la Plataforma de Emails para:

1. Enviar un email cuando un usuario gana un vale digital por un premio físico

2. Enviar un email cuando un usuario canjea un premio físico

3. Enviar una notificación al administrador de la promoción cuando un usuario canjea un premio físico

1. Enviar un email cuando un usuario gana un vale digital por un premio físico

Una buena práctica es enviar un email a cada ganador con la información del premio que ha ganado. De esta forma, los usuarios tendrán siempre a mano toda la información de su premio, así como la opción de poder canjearlo, para que lo tengan fácilmente recuperable el día que quieran acudir al punto de venta para recoger su premio.

Para crear este email dispones de la Plataforma de E-mails, una herramienta que permite automatizar el envío de emails a los usuarios que participan en la promoción.

Para ello, deberás seguir estos pasos:

1. Dirígete al apartado “Emails y notificaciones”:

2. Crea un nuevo email del tipo “Al participar”:

3. Crea el email con las siguientes características:

• En el apartado “Condiciones” deberás seleccionar el filtro “Ha ganado algún premio”, para que este email se envíe únicamente a los usuarios que han resultado ganadores de alguno de los premios.
• En el cuerpo del email, inserta el smart tag “Información del premio”. Esto anadirá de forma dinámica toda la información relacionada con el premio que ha ganado cada usuario (nombre del premio, así como también el botón Canjear para abrir la pantalla de canjeo).

2. Enviar un email cuando un usuario canjea un premio físico

Adicionalmente, también puedes crear un email que se le enviará de forma automática a cada usuario una vez haya canjeado el premio en el punto de venta. Utilízalo por ejemplo para confirmar a un usuario conforme su premio ha sido canjeado correctamente, o para enviarle información adicional.

Para ello, deberás crear un nuevo email del tipo “Al canjear un premio”:

Y en el filtro de destinatarios, deberás también seleccionar el filtro “Ha ganado algún premio”:

3. Enviar una notificación al administrador de la promoción cuando un usuario canjea un premio físico

Adicionalmente, también podrás enviar una notificación interna al administrador de la promoción cada vez que un usuario canjea un premio con la información del usuario y del premio, así como del punto de validación donde lo ha canjeado.

Para ello, deberás seguir estos pasos:

1. Haz clic en la pestaña "Notificaciones a administradores" y hacer clic en el botón "Crear una notificación":

2. Crea una notificación del tipo "Al canjear":

3. Y en el filtro de destinatarios, deberás también seleccionar el filtro “Ha ganado algún premio”:

4. En el cuerpo del email, podrás utilizar los smart tags para que la notificación incluya toda la información del usuario, el premio que ha canjeado e incluso el punto de validación donde ha realizado el canjeo:

6. Estadísticas de validaciones realizadas

Una vez finalizada la promoción, podrás consultar las estadísticas de las validaciones realizadas y consultar en qué puntos de venta se han realizado. Podrás consultar estos datos desde dos puntos diferentes:

1. Desde el listado de Usuarios

Dispones de la herramienta “Canjeo de premios”, que te permitirá revisar fácilmente los premios que han sido canjeados, así como exportar el listado de premios canjeados a un fichero Excel/CSV.

Al acceder, aparecen las siguientes opciones que te permitirán revisar y gestionar las validaciones realizadas en el punto de venta:

1. Premios canjeados: Aquí aparece un listado de todos los usuarios que accedido al punto de venta para canjear su premio. Para cada usuario se indica el punto de validación donde han realizado el canjeo, en qué fecha se realizó el canjeo, el nombre del premio canjeado, así como el código promocional (si lo hubiera).

Adicionalmente, para los premios canjeados dispones de la función "Exportar", que te permitirá descargar un listado de todos los premios canjeados en el punto de venta.

2. Premios expirados: Aquí aparece un listado de todos los premios que han expirado, es decir, que los usuarios que ganaron estos premios no acudieron al punto de venta para canjearlo y cuya fecha de expiración ya se ha alcanzado.

Adicionalmente, para los premios no canjeados y expirados, el administrador dispone de la opción de liberarlos, de forma que los premios volverán a estar disponibles para nuevos participantes.

Para liberar los premios dispones de dos opciones:

1. Liberar todos los premios de golpe. Para ello, se podrá hacer clic en el botón "Liberar premios", que permite liberar de golpe todos los premios que están expirados y no se han canjeado.
2. Liberar premios de forma individual. Se podrá liberar el premio asignado a un usuario de forma individual haciendo clic en el icono de la papelera que aparece al lado del nombre del usuario.

2. Desde la sección de Estadísticas de la promoción

Encontrarás el apartado “Canjeo de premios”, que permite consultar la información detallada de los premios canjeados en la promoción en forma de gráficas. La información que podrás obtener es:

• Ratio de conversión de canjeo: Indica cuántos premios se han canjeado respecto los premios dados. Se indica el porcentaje, y se dispone tanto por el total de premios como por tipo de premio.
• Estadísticas de canjeo por tipo de premio:
  • Evolución diaria.
  • Por día de la semana.
  • Por hora del día.
  • Totales.
• Estadísticas de canjeo por punto de validación:
  • Totales.
  • Evolución diaria.
• Estadísticas de canjeo por el Sistema 1 (Portal de validación) vs. el Sistema 2 (Vía móvil).