Cuando el premio de la promoción se debe recoger de forma física en un punto de venta, establecimiento o local offline, el organizador de la promoción dispone de la herramienta “Canjeo de premios”, que permite la validación y entrega de premios de forma física de una manera segura, fiable, ágil y sin fraude.

Easypromos te permite crear dinámicas promocionales para distribuir premios en canales digitales, y además hacerlo a través de mecánicas interactivas como juegos, trivias, concursos, etc. El reto aparece cuando estos premios son físicos y se deben recoger en un establecimiento. El premio se entrega como un vale o cupón digital, que luego el usuario debe mostrar en el establecimiento para su canjeo. Sin embargo es necesario controlar el fraude de estos vales digitales para evitar que un usuario haga copias del vale, intente canjear el premio múltiples veces, etc.

La herramienta de “Canjeo de premios” permite al establecimiento verificar el vale digital antes de entregar el premio al usuario.

En concreto, la herramienta “Canjeo de premios” incluye 2 sistemas para verificar y canjear el premio en el punto de venta:

Sistema 1: El usuario canjea el vale digital a través de su móvil

El usuario mostrará el vale digital al personal del establecimiento a través de su móvil. El vale incluirá el estado del canjeo del premio: (1) Activo y pendiente de canjear, (2) Canjeado o bien (3) Expirado. Si el vale es activo, la persona del establecimiento pedirá al usuario que lo marque como verificado. El usuario deberá deslizar un botón de confirmación del vale (y opcionalmente poner un pin de seguridad del establecimiento). Una vez verificado, se entregará el premio al usuario, y ese vale digital no se podrá utilizar más.

Sistema 2: El comercio canjea el premio introduciendo la referencia del vale a través del Portal de validación
Adicionalmente, el establecimiento puede disponer de una herramienta para poder verificar los vales digitales. Todos los vales vienen con un número de referencia y con un QR. En vez que sea el usuario quien marca el vale como verificado, podrá ser el comercio quien introduzca la referencia del vale, o bien escanear el QR para verificarlo. Esta herramienta se denomina Portal de Validación, y se presenta como una página web protegida por password. Cada establecimiento tiene su propio password.

Nota: Ambos sistemas son complementarios, de forma que se podrá configurar la promoción de forma que tanto el usuario desde su móvil como el vendedor desde el Portal de validación puedan canjear y validar el premio.

A continuación te explicamos el funcionamiento de la herramienta Canjeo de premios a través de los siguientes contenidos:

1. Cómo es la experiencia de usuario

2. Cómo configurar la herramienta Canjeo de premios

   • Paso 1. Crea los premios

   • Paso 2. Habilita la herramienta Canjeo de premios

   • Paso 3. Crea los puntos de validación

   • Paso 4. Personaliza la Pantalla de canjeo

   • Paso 5. Personaliza el diseño del Portal de Validación

3. Comunicaciones por email con los usuarios

   • a) Enviar un email al ganar un vale digital por un premio físico

   • b) Enviar un email cuando un usuario canjea un premio

   • c) Enviar una notificación al administrador cuando un usuario canjea un premio

4. Estadísticas de validaciones realizadas

1. Cómo es la experiencia de usuario

El usuario ha participado en una promoción en la que se asignan premios que deben ser recogidos de forma offline en un establecimiento. A continuación, detallamos de qué forma el usuario podrá canjear el premio que ha ganado en la promoción.

1. Tras registrarse y participar en la promoción, el usuario ve por pantalla el nombre y la información del premio que ha ganado:

Adicionalmente, también puede recibir un email automáticamente tras participar con la información de su premio, así tendrá a mano la información del premio que se la asignado cuando vaya al establecimiento a recoger su premio.

2. El usuario deberá hacer clic en el botón “Canjear” que aparece en el pop-up del premio. En caso que el usuario no canjee el premio justo tras participar en la promoción, podrá recuperar el botón de “Canjear” tanto en el email que ha recibido, como en la página de participación individual en la promoción, a la que podrá acceder en todo momento iniciando sesión en la promoción con el correo electrónico con el que participó.

3. Al hacer clic en el botón “Canjear”, se abrirá la “Pantalla de canjeo”, que deberá mostrar en el establecimiento para poder recoger su premio. La pantalla de canjeo contiene toda la información relativa al premio que ha ganado el usuario (nombre del premio, referencia interna, promoción en la que ha participado, y tiempo disponible para canjearlo, si lo hubiera):

4. Al mostrar la pantalla de canjeo al responsable del comercio, el canjeo del premio se podrá realizar de dos formas, en función de la configuración de la propia promoción:

• a) El propio usuario será quien marcará el premio como entregado deslizando la barra que aparece en la pantalla de canjeo.
• b) El responsable del comercio será quien verificará el premio introduciendo manualmente la referencia del premio en el “Portal de Validación”.

5. Tras validar el premio, el sistema mostrará el mensaje conforme el premio ha sido canjeado:

2. Cómo configurar la herramienta Canjeo de premios

Paso 1. Crea los premios

Antes de nada, deberás crear los premios que repartirás en la promoción. La herramienta de Canjeo de premios se puede utilizar para canjear cualquier tipo de premios, ya sean premios directos al participar (como un cupón o código promocional), premios asignados a través de una Ruleta de premios o un Rasca y gana, e incluso premios asignados a través de un sorteo.

Podrás crear los premios de tu promoción desde el apartado Editor > General > Premios:

Consulta el tutorial donde explicamos paso a paso cómo crear los premios de tu promoción.

Paso 2. Habilita la herramienta Canjeo de premios

Una vez creados los premios que tienes previsto repartir en la promoción, el siguiente paso es habilitar la herramienta Canjeo de premios, que permitirá la recogida de premios de forma segura y sin fraude en tu punto de venta.

Para ello, dirígete al apartado Editor > Herramientas > Canjeo de premios. Al acceder a la herramienta, se te presentarán los dos sistemas disponibles para canjear los premios en el punto de venta, para que puedas seleccionar el tipo de sistema de canjeo que quieres habilitar para validar los premios en el punto de venta:

• Sistema 1: Canjeo vía Portal de validación.
• Sistema 2: Canjeo vía móvil.

Nota: Ambos sistemas son complementarios, de forma que se podrá configurar la promoción de forma que tanto el usuario desde su móvil como el vendedor desde el Portal de validación puedan canjear y validar el premio.

Una vez habilitado el sistema de canjeo de premios que más te interesa, a continuación deberás configurar qué premios se podrán canjear a través de la herramienta Canjeo de premios. Éstos serán los premios que los usuarios podrán ir a recoger físicamente en el punto de venta. Para ello, en el Listado de premios deberás marcarlos con la siguiente opción:

Una vez aplicada la propiedad de canjeable, opcionalmente podremos configurar el tiempo de expiración de los premios, que determinará el tiempo que dispondrán los usuarios para acudir al punto de venta físico para recoger su premio. Podemos aplicar un tiempo de expiración de dos formas diferentes:

• a) Tiempo de expiración global para todos los premios de la promoción: De esta forma, todos los premios de la promoción tendrán la misma fecha de expiración.
• b) Tiempo de expiración individual por premio: Permite poder establecer una fecha de expiración diferente para cada uno de los premios canjeables de la promoción.

Paso 3. Crea los puntos de validación

El siguiente paso es crear un punto de validación. Los puntos de validación son los puntos de venta físicos (tiendas, quioscos, etc.) a los que los usuarios acudirán para canjear los premios, y te permitirán identificar en qué punto de venta se han validado y canjeado los diferentes premios de la promoción.

Para cada punto de validación, es necesario definir un nombre, una contraseña para acceder al portal de validación y un PIN de 4 dígitos, que sirve como medida de seguridad adicional durante el proceso de canjeo de premios.

Nota: Debes crear como mínimo un punto de validación.

Dispones de dos formas para crear los puntos de validación:

1. Importar los puntos de validación desde un fichero. El editor incorpora una herramienta para subir los puntos de validación importándolos desde un archivo. De esta forma, podrás listar los puntos de validación en un fichero CSV o en una hoja de texto y luego importar todos los puntos de validación a la vez con un simple copy/paste, y el sistema los generará automáticamente.

Nota: Sigue este tutorial para ver cómo deberás trabajar el fichero y prepararlo para la importación del fichero con el listado de todos los puntos de validación.

2. Añadir los puntos de validación de forma manual. Si lo prefieres, puedes añadir cada uno de los puntos de validación de forma manual.

Para ello, solamente deberás hacer clic en el botón "Crear punto de validación". A continuación, se abrirá una ventana pop-up donde deberás definir el nombre del punto de validación, una contraseña de acceso y el PIN de seguridad:

El PIN de seguridad te permitirá poder identificar en qué punto de validación se ha canjeado cada premio. De esta forma, en el momento de acudir al punto de venta, el usuario deberá introducir en la pantalla de canjeo el PIN de seguridad que le proporcione el comercio.

Podrás crear tantos puntos de validación como necesites, de forma que podrás crear un punto de validación diferente para cada tienda/local/establecimiento físico donde los usuarios podrán ir a canjear el premio.

Paso 4. Personaliza la Pantalla de canjeo

La Pantalla de canjeo es la que deberá mostrar el usuario al acudir al punto de venta para recoger su premio, pues presenta toda la información relativa al premio que ha ganado (nombre, referencia interna, tiempo de expiración, etc.).

Podrás personalizar la pantalla de canjeo con las siguientes opciones:

1. Color principal: Color de fondo de la pantalla.
2. Logo: El tamaño recomendado es de 500x500px.
3. Nombre de campaña: Por defecto, se muestra el Título de la promoción pero puedes cambiarlo.
4. Texto del botón de canjeo: Texto que aparece en la barra que el usuario deslizará para marcar su premio como entregado.
5. Habilitar el pin de seguridad y el seguimiento del punto de validación: Al marcar esta opción, el usuario deberá introducir el PIN de seguridad que le proporcionará el vendedor antes de poder marcar el premio como entregado.
6. Instrucciones: Texto con las instrucciones que el usuario deberá seguir para poder canjear su premio.
7. Mostrar "Condiciones de uso": Permite habilitar un enlace para que el usuario pueda consultar las bases legales de la promoción.

Recomendación: Te recomendamos que actives el PIN DE SEGURIDAD, ya que te permitirá saber el establecimiento donde canjean el premio los usuarios, y también evitará que los usuarios marquen un premio como canjeado sin querer.

Paso 5. Personaliza el diseño del Portal de Validación

Finalmente, el último paso es personalizar el diseño del Portal de Validación con las siguientes opciones disponibles:

1. Logo (opcional). El tamaño recomendado es de 500x500px.
2. Imagen de fondo. El tamaño recomendado es de 1400×788.
3. Instrucciones de ayuda (opcional). Utilízalo para sugerir un contacto de soporte o instrucciones de uso al usuario del punto de validación.

Además, encontrarás las siguientes opciones disponibles:

• Habilitar la validación de códigos distribuidos de forma offline: Esta opción te permitirá también comprobar y verificar los códigos que has distribuido de forma offline y que los usuarios presenten en el punto de venta, para poder así asegurar que el premio es válido, antes de poder hacerlo efectivo.
• Ocultar la opción que permite a los puntos de validación deshacer la acción de validar código: Esta opción permite que tras haber canjeado un código, la persona encargada en el punto de validación pueda deshacer la acción y volver a marcar el código como no usado.
• Permitir agregar notas a un premio canjeado. Esta opción permite a la persona encargada en el punto de validación poder añadir una nota interna a un premio canjeado. Utiliza este campo "Notas" para poder agregar comentarios internos sobre el canje de un premio (ejemplo: problemas de stock del producto, cambio del producto por otro, etc.).

3. Comunicaciones por email con los usuarios

Podrás utilizar la Plataforma de Emails para:

1. Enviar un email cuando un usuario gana un vale digital por un premio físico

2. Enviar un email cuando un usuario canjea un premio físico

3. Enviar una notificación al administrador de la promoción cuando un usuario canjea un premio físico

1. Enviar un email cuando un usuario gana un vale digital por un premio físico

Una buena práctica es enviar un email a cada ganador con la información del premio que ha ganado. De esta forma, los usuarios tendrán siempre a mano toda la información de su premio, así como la opción de poder canjearlo, para que lo tengan fácilmente recuperable el día que quieran acudir al punto de venta para recoger su premio.

Para crear este email dispones de la Plataforma de E-mails, una herramienta que permite automatizar el envío de emails a los usuarios que participan en la promoción.

Para ello, deberás seguir estos pasos:

1. Dirígete al apartado “Emails y notificaciones”:

2. Crea un nuevo email del tipo “Al participar”:

3. Crea el email con las siguientes características:

• En el apartado “Condiciones” deberás seleccionar el filtro “Ha ganado algún premio”, para que este email se envíe únicamente a los usuarios que han resultado ganadores de alguno de los premios.
• En el cuerpo del email, inserta el smart tag “Información del premio”. Esto anadirá de forma dinámica toda la información relacionada con el premio que ha ganado cada usuario (nombre del premio, así como también el botón Canjear para abrir la pantalla de canjeo).

2. Enviar un email cuando un usuario canjea un premio físico

Adicionalmente, también puedes crear un email que se le enviará de forma automática a cada usuario una vez haya canjeado el premio en el punto de venta. Utilízalo por ejemplo para confirmar a un usuario conforme su premio ha sido canjeado correctamente, o para enviarle información adicional.

Para ello, deberás crear un nuevo email del tipo “Al canjear un premio”:

Y en el filtro de destinatarios, deberás también seleccionar el filtro “Ha ganado algún premio”:

3. Enviar una notificación al administrador de la promoción cuando un usuario canjea un premio físico

Adicionalmente, también podrás enviar una notificación interna al administrador de la promoción cada vez que un usuario canjea un premio con la información del usuario y del premio, así como del punto de validación donde lo ha canjeado.

Para ello, deberás seguir estos pasos:

1. Haz clic en la pestaña "Notificaciones a administradores" y hacer clic en el botón "Crear una notificación":

2. Crea una notificación del tipo "Al canjear":

3. Y en el filtro de destinatarios, deberás también seleccionar el filtro “Ha ganado algún premio”:

4. En el cuerpo del email, podrás utilizar los smart tags para que la notificación incluya toda la información del usuario, el premio que ha canjeado e incluso el punto de validación donde ha realizado el canjeo:

4. Estadísticas de validaciones realizadas

Una vez finalizada la promoción, podrás consultar las estadísticas de las validaciones realizadas y consultar en qué puntos de validación se han realizado. Podrás consultar estos datos desde tres puntos diferentes:

1. Desde el listado de puntos de validación que has creado. Para cada punto de validación se podrá consultar el número de validaciones realizadas, así como descargar un fichero en formato CSV con el listado de códigos validados por cada punto de validación:

2. Desde el listado de Usuarios, donde dispones de la herramienta “Canjeo de premios”, que te permitirá revisar fácilmente los premios que han sido canjeados, así como exportar el listado de premios canjeados a un fichero Excel/CSV.

3. Desde la sección de Estadísticas de la promoción. Encontrarás el apartado “Canjeo de premios”, que permite consultar la información detallada de los premios canjeados en la promoción en forma de gráficas. La información que podrás obtener es:

• • Ratio de conversión de canjeo: Indica cuántos premios se han canjeado respecto los premios dados. Se indica el porcentaje, y se dispone tanto por el total de premios como por tipo de premio.
  • Estadísticas de canjeo por tipo de premio:
    • Evolución diaria.
    • Por día de la semana.
    • Por hora del día.
    • Totales.
  • Estadísticas de canjeo por punto de validación:
    • Totales.
    • Evolución diaria.
  • Estadísticas de canjeo por el Sistema 1 (Portal de validación) vs. el Sistema 2 (Vía móvil).