Cuando el premio de la promoción es un cupón o un descuento que los ganadores deberán canjear de forma física en una tienda, establecimiento o local offline, el organizador de la promoción dispone del “Portal de Validación”, una herramienta que le permitirá poder comprobar y verificar los premios de forma segura, fiable, ágil y sin fraude en el punto de venta.

De esta forma, con Easypromos el organizador no sólo podrá distribuir los premios a los usuarios que se registran en la promoción, sino que además proporciona el “Portal de Validación” para que los puntos de venta offline puedan verificar los premios cuando llegan al establecimiento, y poder así asegurar que el premio es válido, antes de poder hacerlo efectivo.

El funcionamiento básico es el siguiente: El usuario participante tras registrarse a la promoción, obtiene un premio en forma de cupón que incluye un código alfanumérico único que puede estar codificado opcionalmente en formato QR. Los códigos únicos los puede subir el organizador o dejar que la plataforma Easypromos los genere. El usuario presenta este código en un punto de venta, que dispondrá del Portal de Validación. El vendedor podrá introducir el código del usuario en el Portal de Validación, o directamente escanear el QR, y el portal responderá indicando si el código es válido o no, y si es válido, lo marcará como usado.

Además, el Portal de Validación se puede utilizar también para poder validar códigos que no han sido asignados a través de un formulario de registro de Easypromos, sino que se han dado a los usuarios de forma offline. Éste puede ser el caso, por ejemplo, de un código impreso en un flyer, de un código enviado por la marca a través de una newsletter, etc.

Nota: El Portal de Validación está disponible para las promociones creadas con la versión Premium y Marca Blanca de Easypromos.

 

A continuación te indicamos los contenidos de este tutorial:

1. Funcionamiento en el punto de validación:

• A. Experiencia del usuario en el punto de validación
• B. Experiencia del responsable en el punto de validación

2. Configuración de la promoción:

• Paso 1. Crear premios con códigos alfanuméricos únicos
• Paso 2. Habilitar el Portal de Validación
• Paso 3. Crear los puntos de validación
• Paso 4. Personaliza el diseño del Portal de Validación
• Paso 5. Distribución del código promocional mediante PDF
• Paso 6. Distribución del código promocional mediante email
• Paso 7. Estadísticas de validaciones realizadas

3. Anexo: Ejemplo de email con instrucciones para el punto de validación

4. Cómo validar códigos que se han distribuido de forma offline

 

 

1. Funcionamiento en el punto de venta

A continuación te explicamos cómo funciona el sistema de validación de los códigos promocionales:

A. Experiencia del usuario en el punto de venta

La marca organizadora habrá difundido la promoción a través de sus canales online y habrá distribuido los premios entre los usuarios registrados en la promoción. Para mayor comodidad, a cada ganador se le habrá entregado el premio en forma de PDF. Con este PDF los usuarios ganadores accederán al punto de venta para disfrutar de su premio, ya sea con el PDF impreso en papel o mostrándolo directamente desde su teléfono móvil, en el email que la marca le habrá enviado.

A continuación te presentamos el cupón en formato PDF que el usuario entregará en el punto de venta, ya sea presentándolo impreso en papel o mostrándolo directamente desde el correo electrónico:

 

B. Experiencia del responsable en el punto de venta

Una vez preparada y activada la promoción, la dirección URL del Portal de Validación debe comunicarse a los puntos de validación que atenderán a los clientes que quieran canjear los códigos por los regalos.

Para acceder al Portal de Validación, los puntos de validación deberán disponer de un ordenador de sobremesa, portátil, tablet o smartphone con conexión a Internet, desde el que podrán acceder a la URL del Portal de Validación. En el primer acceso, se deberá introducir la contraseña del punto de validación correspondiente. A continuación, la persona encargada de atender en el punto de venta deberá introducir el código proporcionado por el ganador del premio, que presentará el premio bien en forma de un PDF impreso o bien mostrándolo directamente en su email.

Adicionalmente, si se ha codificado el premio en formato código QR, los puntos de validación podrán utilizar un smartphone o tablet que tenga instalada una app de lectura de códigos QR. De esta forma, en lugar de introducir el código manualmente en el Portal de Validación, solamente se deberá escanear el código QR que presentará el ganador del premio. Para ello, en el punto de venta el responsable deberá tener un dispositivo móvil o tableta con una app lectora de QR. Para dispositivos Apple recomendamos ésta y para dispositivos Android ésta.

 

¿Cómo validar el cupón?

El usuario puede mostrar el cupón impreso en papel o a través de su dispositivo móvil, tanto en PDF como en su correo electrónico. La persona encargada de validar el premio deberá abrir la URL del Portal de Validación o bien escanear directamente el código QR incluido en el cupón presentado por el ganador. Al escanear el QR, automáticamente el lector nos mostrará la URL que indica el QR y abriendo el enlace, nos llevará al navegador del dispositivo.

La primera vez que se accede a la URL con un dispositivo, nos pedirá que nos identifiquemos como gestores de un punto de validación y, para ello, deberemos introducir un password que nos facilitará la marca organizadora:

Al introducir el código promocional del premio en el Portal de Validación, se emitirán tres tipos de mensajes:


1. Premio validado. Aparecerá el nombre y el email del ganador del premio, así como la información del premio propiamente:

2. Código no válido:

3. Premio ya validado: aparecerá la fecha en la que este premio se validó y el punto de validación donde se realizó la validación:

Para cada nuevo ganador que acuda a la tienda, deberemos introducir de nuevo el código promocional que aparece en su cupón para así validar su premio.

2. Configuración de la promoción:

Paso 1. Crear premios con códigos alfanuméricos únicos

Antes de nada, deberás crear el premio de la promoción. Este premio deberá estar configurado como un “código promocional”, opción que podrás configurar en la pestaña “Opciones” del premio.

Tanto si has subido tu propio listado de códigos, a través de la creación de un set de códigos, como si has marcado la opción que sea Easypromos el que genere los códigos, esta opción te permitirá habilitar el Portal de Validación.

IMPORTANTE: No puedes habilitar el portal de validación si antes no has creado un premio en tu promoción con códigos únicos asociados al premio. Para crear un premio con códigos únicos sigue este tutorial. En este tutorial se explica cómo puedes subir tus códigos únicos, como codificarlos con QR, o directamente cómo configurar para que Easypromos genere los códigos de forma automática: Tutorial de creación de un premio con códigos alfanuméricos únicos.

 

Paso 2. Habilitar el Portal de Validación

Accede al apartado Herramientas > Portal de Validación y habilita el módulo:

 

Paso 3. Crear los puntos de validación

El siguiente paso es crear un punto de validación. Los puntos de validación te permiten identificar quien valida los códigos únicos entregados como premio en la promoción. Para ello, dispones de dos formas para crear los puntos de validación:

 

1. Importar los puntos de validación desde un fichero. El editor incorpora una herramienta para subir los puntos de validación importándolos desde un archivo. De esta forma, podrás listar los puntos de validación en un fichero CSV o en una hoja de texto y luego importar todos los puntos de validación a la vez con un simple copy/paste, y el sistema los generará automáticamente.

Sigue este tutorial para ver cómo deberás trabajar el fichero y prepararlo para la importación del fichero con el listado de todos los puntos de validación.

2. Añadir los puntos de validación de forma manual. Si lo prefieres, puedes añadir cada uno de los puntos de validación de forma manual.

Para ello, solamente deberás hacer clic en el botón "Crear punto de validación". A continuación, se abrirá una ventana pop-up donde deberás definir el nombre del punto de validación y una contraseña de acceso:

Nota: La contraseña solamente se pedirá la primera vez que se acceda al punto de validación. Esta medida proporciona mayor seguridad en el punto de venta, ya que previene accesos no autorizados de usuarios que puedan llegar a descubrir la URL del Portal de Validación.

Podrás crear tantos puntos de validación como necesites, de forma que podrás crear un punto de validación diferente para cada tienda/local/establecimiento físico donde los usuarios podrán ir a canjear el premio.

Ejemplo:

Si en tu promoción repartes códigos descuento y éstos se pueden ir a canjear en 10 tiendas diferentes, en este caso podrás crear 10 puntos de validación, y al crearlos, podrás poner el nombre de cada tienda.

Esto presentará la ventaja que podrás comprobar cuántos códigos se han validado en cada tienda, y también podrás tener el detalle de a qué tienda ha ido cada participante registrado para validar su código.

A continuación, se abrirá una ventana pop-up donde deberás definir el nombre del punto de validación y una contraseña de acceso:

Paso 4. Personaliza el diseño del Portal de Validación

Finalmente, el último paso es personalizar el diseño del Portal de Validación con las siguientes opciones disponibles:

1. Logo (opcional). El tamaño recomendado es de 500x500px.
2. Imagen de fondo. El tamaño recomendado es de 2100x1300px.
3. Instrucciones de ayuda (opcional). Utilízalo para sugerir un contacto de soporte o instrucciones de uso al usuario del punto de validación.

Además, encontrarás las siguientes opciones disponibles:

• Habilitar la validación de códigos distribuidos de forma offline: Esta opción te permitirá también comprobar y verificar los códigos que has distribuido de forma offline y que los usuarios presenten en el punto de venta, para poder así asegurar que el premio es válido, antes de poder hacerlo efectivo. Consulta el punto 4 de este tutorial.
• Ocultar la opción que permite a los puntos de validación a deshacer la acción de validar código. Esta opción permite que tras haber canjeado un código, la persona encargada en el punto de validación pueda deshacer la acción y volver a marcar el código como no usado.
• Permitir agregar notas a un premio canjeado. Esta opción permite a la persona encargada en el punto de validación poder añadir una nota interna a un premio canjeado. Utiliza este campo "Notas" para poder agregar comentarios internos sobre el canje de un premio (ejemplo: problemas de stock del producto, cambio del producto por otro, etc.).

Paso 5. Distribución del código promocional mediante PDF

Una vez creados todos los puntos de validación, el siguiente paso es preparar el PDF que los premiados descargarán para que éste incluya el código promocional que han obtenido tras participar en la promoción. De esta forma, los ganadores podrán dirigirse al punto de venta con el PDF del premio, para así poder verificar el premio y identificar el ganador.

Para añadir el código promocional en el PDF descargable, sigue los pasos que te detallamos a continuación:

1. Sin salir de la pestaña de "Opciones" del premio, localiza la opción "¿Este premio tiene contenido descargable?" y selecciona la opción "Sí, Easypromos generará el PDF":

2. A continuación, en la ventana que se abrirá, haz clic en el botón "Generar plantilla PDF":

3. Accederás el Editor del cupón, que te permitirá personalizar completamente el PDF que los ganadores del premio se descargarán. Entre las opciones de personalización que tienes disponibles, encontrarás la opción de añadir los elementos siguientes: textos, imágenes, rectángulos y líneas, y el elemento que nos ocupa en este tutorial: el código promocional que se le ha asignado a cada ganador.

Por defecto, al generar la plantilla, ésta te viene ya con el elemento {user_code} que será sustituido por el código promocional único de cada ganador.

Adicionalmente, podrás hacer clic en el botón “Añadir elemento” para añadir otros elementos en la plantilla así como también el código QR.

Nota: Si has subido tu propio set de códigos, para poder añadir el elemento QR en el PDF, en el set de códigos deberás configurar la opción siguiente:

4. Finalmente, haz clic en el botón "Guardar plantilla" y podrás terminar de personalizar la plantilla del PDF a tu gusto. Para ello, no te pierdas el vídeo que te presentamos a continuación para descubrir todas las posibilidades de personalización que tienes disponibles:

Paso 6. Distribución del código promocional mediante email

Una buena práctica es enviar un email a cada ganador con el PDF con el premio y el código promocional. De esta forma, los ganadores tendrán siempre a mano el premio que han ganado, para que lo tenga listo y fácilmente recuperable el día que necesite canjearlo en el punto de venta.

Para crear este email dispones de la Plataforma de E-mails (incluida en las promociones creadas con la versión Premium y Marca Blanca), una herramienta que permite automatizar el envío de emails a los usuarios que participan en la promoción. Y para mayor comodidad, la promoción viene con un email ya pre-configurado para que se envíe a todos los ganadores y que éste incluya el PDF con el premio. Sólo debes activar el e-mail y, si lo deseas, personalizarlo a tu gusto. Para ello, sigue los pasos que te explicamos a continuación:

 

1. Dirígete de nuevo a la pestaña "Opciones" del premio y haz clic en la opción "Crear email para enviar el contenido automáticamente":

2. A continuación, haz clic en la opción "Podrás editar el email en la plataforma de emails" para revisar el email que se ha creado y personalizarlo si lo consideras:

3. Se abrirá una nueva ventana que te llevará a la configuración del email dentro de la plataforma de e-mails. Como podrás ver, el cuerpo del email incluye el smart tag {{prize_summary}} que en el email será sustituido por la referencia del premio que ha ganado el usuario y el enlace para descargar el PDF del premio.

 

Nota: Revisa en este tutorial todas las opciones de personalización del email que tienes disponibles.

 

 Paso 7. Estadísticas de validaciones realizadas

Una vez finalizada la promoción, podrás consultar las estadísticas de las validaciones realizadas y consultar en qué puntos de validación se han realizado. Podrás consultar estos datos desde tres puntos diferentes:

1. Desde el listado de puntos de validación que has creado. Para cada punto de validación se podrá consultar el número de validaciones realizadas, así como descargar un fichero en formato CSV con el listado de códigos validados por cada punto de validación:

2. Desde el listado de Usuarios, donde podrás revisar fácilmente los códigos que han sido validados con el Portal de Validación desde el Gestor de Usuarios, así como exportar el listado de códigos validados a un fichero Excel/CSV siguiendo los pasos del siguiente vídeo:

3. Desde la página individual de cada punto de validación. Cada punto de  validación podrá consultar y exportar los códigos que ha validado:

 

3. Anexo. Ejemplo de email con instrucciones para el punto de validación

A continuación te presentamos el ejemplo de un email con instrucciones para el punto de venta, que podrás utilizar y adaptar a tu campaña.

 

Hola,

A partir de la promoción que se ha difundido de forma online, los ganadores de la promoción acudirán a nuestras tiendas para canjear y disfrutar de su descuento [OPCIONAL: Especifica el nombre del premio]. Los ganadores presentarán en el mostrador de la tienda el cupón con la información del premio y sus datos de participación, para que el premio pueda ser validado por nuestro personal de tienda.

A continuación detallamos las instrucciones para validar los premios de forma segura y rápida, que hemos dividido en tres pasos:

- Paso 1: Preparar la validación

Para validar que el premio sea correcto y no haya sido validado previamente, será necesario acceder a la URL del Portal de Validación mediante un ordenador, portátil o tablet con conexión a Internet.

- Paso 2. Cómo validar los cupones
Los ganadores acudirán a nuestras tiendas con el premio que han ganado en la promoción. Los usuarios podrán presentar el cupón tanto en PDF impreso como mostrando el cupón a través de su dispositivo móvil, por ejemplo, si lo tienen guardado en su e-mail.

El usuario presentará el cupón a la persona encargada de la tienda, que deberá abrir el Portal de Validación para introducir el código promocional que consta en el PDF del premio.

La primera vez se deberá introducir el password que os identifica como gestores del punto de validación. Este password solamente se deberá introducir la primera vez.

A continuación indicamos las diferentes contraseñas de acceso para cada punto de validación:

• Tienda A: [password]
• Tienda B: [password]
• Tienda C: [password]

- Paso 3. Resultado de la validación
Tras introducir el código promocional que consta en el PDF del premio, el sistema informará por pantalla del resultado de la validación: si es un cupón válido, si ya ha sido validado previamente o si es un cupón inválido.

Si necesitamos cerrar la sesión del punto de validación, deberemos hacer clic en el enlace que tenemos disponible en la parte superior de la pantalla.

 

4. Cómo validar códigos que se han distribuido de forma offline

¿Has organizado una promoción offline en la que distribuyes códigos de descuento a tus clientes?  Con el "Portal de Validación" podrás también comprobar y verificar los códigos que has distribuido de forma offline y que los usuarios presenten en el punto de venta, para poder así asegurar que el premio es válido, antes de poder hacerlo efectivo.

Ejemplo: Una cadena de restaurantes entrega un código impreso en un flyer a los clientes tras consumir en el establecimiento. Este código consiste en un descuento para la próxima consumición. Para poder tener un control de los códigos que los clientes presentarán para canjear su descuento, se cargarán la totalidad de los códigos en la promoción, y se habilitará el Portal de Validación para poder hacer la validación de los códigos. Además, como se trata de una cadena de restaurantes con diferentes sucursales, se podrá crear un punto de validación diferente para cada sucursal. De esta forma, se podrá tener un control del uso de los códigos que han sido validados en los diferentes puntos de validación.

 

¿Cómo cargar los códigos y configurar el Portal de Validación?

Para ello, deberás seguir los siguientes pasos:

 

Paso 1. Crea una promoción del tipo "Cupones y códigos":

 

Paso 2. Crea el Premio en forma de código promocional

A continuación, y tras indicar tu marca organizadora y la plantilla que quieres utilizar (Premium o Marca Blanca), dirígete al Editor y localiza el apartado General > Premios. Aquí deberás crear un premio del tipo "Al participar", que deberá estar configurado como un “código promocional”, opción que podrás configurar en la pestaña “Opciones” del premio.

Haz clic en "crear" para cargar todos los códigos que quieres validar a través del Portal de Validación.

 

Paso 3. Habilita el Portal de Validación

A continuación, accede al apartado Herramientas > Portal de Validación y habilita el módulo:

 

Paso 4. Habilita la validación de códigos distribuidos de forma offline

El siguiente paso es habilitar el Portal de validación para que pueda utilizarse para validar los códigos que has dado a los usuarios de forma offline. Para ello, únicamente deberás marcar la siguiente casilla:

 

Paso 4. Crea los puntos de validación

El siguiente paso es crear un punto de validación. Los puntos de validación te permiten identificar quien valida los códigos únicos que han sido entregados a los usuarios. Para ello, haz clic en el botón “Crear punto de validación”. A continuación, se abrirá una ventana pop-up donde deberás definir el nombre del punto de validación y una contraseña de acceso:

Nota: La contraseña solamente se pedirá la primera vez que se acceda al punto de validación. Esta medida proporciona mayor seguridad en el punto de venta, ya que previene accesos no autorizados de usuarios que puedan llegar a descubrir la URL del Portal de Validación.

Podrás crear tantos puntos de validación como necesites, de forma que podrás crear un punto de validación diferente para cada tienda/local/establecimiento físico donde los usuarios podrán ir a canjear el premio.