Tutorial: Sorteo de un listado

El 'Sorteo de un listado' permite importar un listado de usuarios desde un fichero csv o de texto para realizar un sorteo entre todos y escoger aleatoriamente uno o varios ganadores. La aplicación permite obtener un certificado de validez conforme el proceso de selección se ha hecho de forma totalmente aleatoria, así como presentar los ganadores en un microsite y obtener una URL específica para comunicarlos. Además, si tu listado incluye el email de los participantes, podrás utilizar la herramienta "Reclama tu premio" para que los ganadores puedan confirmar sus datos y gestionar así más cómodamente el proceso de envío de los premios.

A continuación te detallamos paso a paso cómo realizar este tipo de sorteo:

 

Paso 1. Accede al Panel de Control

Accede al Panel de Control de Easypromos a través de este enlace: http://admin.easypromosapp.com. Créate una cuenta si aún no eres usuario y entra en tu panel de administración para gestionar y crear tus promociones.

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Éste es tu Panel de control:

  • A) Tienes la información de tu cuenta en la barra superior. Utiliza tu ID de cuenta (precedido por el símbolo #) para identificarte cuando pidas ayuda al Centro de Soporte.
  • B) Este es el espacio donde se listarán todas tus promociones, separadas según su estado: activas, en borrador y antiguas.

 

Paso 2. Configura los aspectos básicos del sorteo

Pulsa en el botón “Crear mi primera promoción” para empezar la configuración del mismo.

 

Escoge la opción de “Sorteo de un listado”.

 

Se te presentará la pantalla de configuración del sorteo.

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1. Escribe el nombre del organizador del sorteo y un Título que sirva para identificar el sorteo.

2. Escoge desde dónde deseas importar los participantes (usuarios) que entrarán en el sorteo. Si tienes la información de los participantes en un fichero .CSV o .TXT puedes utilizar la primera opción. Si los datos están en un fichero Excel (xls o .xlsx), te recomendamos la opción de "Copiar y pegar".

Selecciona el fichero o copia y pega la información en la casilla adecuada y pulsa el botón "Importar". 

3. Al importar la información del fichero, se te presentarán las opciones de importación en el paso 3:

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1. Si el fichero importado tiene cabeceras, activa esta opción y te será más fácil la identificación y gestión de columnas.

2. Por defecto, ya se presenta la información con la tabulación más adecuada. Gestiona las opciones si no se presenta la información separada por columnas tal y como debería.

3. Puedes previsualizar cómo se están importando los datos. Como verás, no se presentan todos los registros sino sólo una muestra y el último, como referencia del número total de filas/usuarios.

4. Puedes utilizar la opción "Combinar campos", que permite combinar columnas como campo de visualización. Por ejemplo, si en tu fichero CSV hay la columna "NOMBRE" y "APELLIDOS", con la opción "Combinar campos" podrás mostrar los nombres de los participantes combinando ambas columnas.

5. Campo principal. Es el campo que identifica inequívocamente el participante, y con el cual se hará la selección aleatoria de ganadores. La herramienta te presenta por defecto el campo que considera más adecuado. Recomendamos que sea el campo 'e-mail', así podrás utilizar la notificación por email a los ganadores y la herramienta para que los premiados se identifiquen y reclamen el premio.

6. Campo de visualización. Es el campo que servirá para presentar públicamente los participantes/ganadores. 

7. Campo de número de participaciones. Si quieres dar participaciones adicionales para el sorteo, puedes incluir una columna en el fichero CSV para indicar el número de participaciones adicionales de cada participante de la lista. 

8. La herramienta te pide cómo actuar en el caso que hayan registros iguales en el campo principal. Se pueden obviar o contar como participaciones adicionales.

 

Nota: si tienes un fichero con los campos 'nombre' y 'e-mail', recomendamos indicar el nombre como 'campo de visualización' y el e-mail como 'campo principal'.

 

Configura el sorteo ajustando estas opciones y pulsa "Importar" para empezar la selección de ganadores. 

 

Paso 3. Revisa el listado de finalistas y aplica exclusiones

Estás en la página del sorteo abierto. Debajo del título encontrarás el número de participantes y las opciones para ver los datos del listado. Desde allí también puedes excluir participantes o incluirlos en la lista negra.

Selecciona la opción de 'Excluir usuarios de la lista negra' si quieres que se aplique la exclusión.

 

Paso 4. Define el número de ganadores y suplentes

Seguidamente, indica cuántos ganadores necesitas obtener, y señala también cuántos suplentes. Recomendamos siempre pedir suplentes para una gestión más fácil y eficaz de los premios.

Pulsando en "Continuar" llegarás a la página de Test.  

 

Paso 5. Haz un test y activa el sorteo

Antes de realizar el sorteo aleatorio, verás que tienes la posibilidad de hacer varios tests de prueba para conocer cómo funciona la herramienta.

Pulsando en el botón “Seleccionar ganadores” se realizará el sorteo real de forma aleatoria. Una vez realizado el sorteo no se podrá volver a repetir

 

Paso 6. Prepara la publicación de los ganadores

¡Enhorabuena! El sorteo ya se ha realizado y se te presenta una pantalla con los resultados. Ahora ya puedes pensar en la publicación de los ganadores y en la gestión de los premios. 

Al realizar el sorteo, la herramienta ha generado dos url muy importantes que debes tener en cuenta:

  • Url del certificado de validez. Se ha emitido un certificado de validez conforme el sorteo se ha realizado una sola vez y de forma totalmente aleatoria. Este certificado no se puede modificar e identifica el sorteo. Comparte su url junto a los ganadores para que los participantes vean que tu sorteo es transparente.
  • Url de la página de ganadores. Se ha generado un microsite donde se presentan los ganadores y suplentes. De esta forma, la comunicación de los resultados te será más fácil. Podrás personalizar esta página para adaptarla a tu marca y a tus necesidades. 

 

En esta pantalla encontrarás varias acciones que te ayudarán en la gestión de los ganadores. Te recomendamos seguir este orden:

1. Personaliza la página de ganadores

En el apartado 'Publicación de los ganadores', pulsa en el icono del lápiz para editar la página de ganadores y personalízala a tu gusto.

 

2. Habilita y configura el módulo 'Reclama tu premio'.

¿Quieres que los ganadores puedan reclamar el premio y confirmar sus datos? Si la plataforma dispone de los emails de los participantes porque los has importado durante el sorteo, puedes activar el módulo "Reclama tu premio". El usuario que visite la página de ganadores podrá reclamar el premio desde ese sitio y confirmar sus datos conforme está interesado en recibirlo. Activa este módulo para una mejor gestión de los premiados. Aquí explicamos cómo puedes utilizar esta herramienta y sus posibilidades.

 

3. Notifica los ganadores

En el apartado de 'Publicación de los ganadores' encontrarás dos opciones para notificar directamente a los ganadores (siempre que tengas su email). Se trata del icono del sobre y el botón 'Notifica los ganadores'.

Redacta el texto que recibirán por email el/los ganador/es, y envíalo. Cuando el/los ganador/es hayan sido notificados, el icono se volverá verde:

Nota: Si tienes activado el módulo "Reclama tu premio", el texto por defecto del email dirigirá a la url de 'Reclama tu premio'. 

 

4. Comunica los ganadores.

Cuando ya tengas a punto todos los puntos de la difusión y gestión de los premios, difunde la página de ganadores. Puedes utilizar las opciones del botón “Compartir en redes sociales” o copiar y difundir directamente la URL de la página de ganadores.

5. Gestiona los ganadores y suplentes.

Desde el apartado 'Ganadores y suplentes' podrás:

  • Ver si han reclamado el premio y los datos personales que han comunicado.
  • Gestionar los premiados para cambiarlos si es necesario.
  • Descargarte en un archivo toda la información facilitada por los premiados.

 

¡Y así la gestión del sorteo te saldrá redonda!

 

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