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Tutorial: Sorteo de un listado Seguir

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Marian Jubany
  • Actualización

El 'Sorteo de un listado' permite importar un listado de usuarios desde un fichero csv o de texto para realizar un sorteo entre todos y escoger aleatoriamente uno o varios ganadores. La aplicación permite obtener un certificado de validez conforme el proceso de selección se ha hecho de forma totalmente aleatoria, así como presentar los ganadores en un microsite y obtener una URL específica para comunicarlos. Además, si tu listado incluye el email de los participantes, podrás utilizar la herramienta "Reclama tu premio" para que los ganadores puedan confirmar sus datos y gestionar así más cómodamente el proceso de envío de los premios.

Qué debes saber antes de empezar:

  • Para utilizar la aplicación "Sorteo de un listado" se deberá disponer de un plan activo en función del número de registros que incluya el listado. Los límites en el número de registros incluidos en los diferentes planes son:
    • Plan Basic (29€ / $29 al mes): limitado a un máximo de 5.000 registros.
    • Plan Basic PRO (49€ / $49 al mes): hasta un máximo de 100.000 registros.
    • Plan Premium (149€ / $199 al mes): Hasta 500.000 registros.
    • Plan Marca Blanca (349€ / $399 al mes) y Corporate: Hasta 1.000.000 de registros.
  • El sorteo de un listado está limitado a un máximo de 1,000.000 de registros. Para sorteos con un número mayor, contacta con nuestros compañeros del equipo comercial a través de este enlace.
  • En sorteos con más de 20.000 registros la opción de asignar participaciones adicionales si se detectan registros iguales queda deshabilitada.

A continuación te detallamos paso a paso cómo realizar este tipo de sorteo:

Paso 1. Accede al Panel de Control

Accede al Panel de Control de Easypromos a través de este enlace. Créate una cuenta si aún no eres usuario y entra en tu panel de administración para gestionar y crear tus promociones.

Paso 2. Configura los aspectos básicos del sorteo

Para crear el Sorteo de un listado deberás seguir estos pasos:

1. Haz clic en el botón “Crear nueva promoción” para empezar la configuración del sorteo.

sorteo_listado_1.jpg

2. Escoge la opción de “Sorteo de un listado”.

sorteo_listado_2.jpg

3. Se te presentará la pantalla de configuración del sorteo. Como primer paso, deberás crear una marca organizadora para tu sorteo. Esta marca organizadora es independiente de cualquier red social y funciona como una carpeta dentro de tu cuenta de Easypromos para ayudarte a organizar los sorteos que creas. 

sorteo_listado_3.jpg

4. A continuación, escoge desde dónde deseas importar los participantes (usuarios) que entrarán en el sorteo:

sorteo_listado_4.jpg

  • Introducir manualmente: Esta opción te permitirá "Copiar y pegar" los nombres de los participantes del sorteo, si por ejemplo los tienes guardados en un archivo Word o similar.sorteo_listado_5.jpg
  • Importar desde un fichero: Esta opción te permitirá subir un fichero .CSV o .TXT si tienes la información de los participantes en alguno de estos dos formatos.sorteo_listado_6.jpg

Sube el fichero o copia y pega la información en la casilla adecuada y pulsa el botón "Importar". 

3. Al importar la información del fichero, se te presentarán las opciones de importación en el paso 3:

sorteo_listado_7.jpg

1. Si el fichero importado tiene cabeceras, activa esta opción y te será más fácil la identificación y gestión de columnas.

2. Por defecto, ya se presenta la información con la tabulación más adecuada. Gestiona las opciones si no se presenta la información separada por columnas tal y como debería.

3. Puedes utilizar la opción "Gestionar campos", que permite combinar columnas como campo de visualización. Por ejemplo, si en tu fichero CSV hay la columna "NOMBRE" y "APELLIDOS", con la opción "Combinar campos" podrás mostrar los nombres de los participantes combinando ambas columnas.

4. Puedes previsualizar cómo se están importando los datos. Como verás, no se presentan todos los registros sino sólo una muestra y el último, como referencia del número total de filas/usuarios.

5. Campo principal. Es el campo que identifica inequívocamente el participante, y con el cual se hará la selección aleatoria de ganadores. La herramienta te presenta por defecto el campo que considera más adecuado. Recomendamos que sea el campo 'e-mail', así podrás utilizar la notificación por email a los ganadores y la herramienta para que los premiados se identifiquen y reclamen el premio.

6. Campo de visualización. Es el campo que servirá para presentar públicamente los participantes/ganadores. 

Nota: si tienes un fichero con los campos 'nombre' y 'e-mail', recomendamos indicar el nombre como 'campo de visualización' y el e-mail como 'campo principal'.

7. Campo de número de participaciones. Si quieres dar participaciones adicionales para el sorteo, puedes incluir una columna en el fichero CSV para indicar el número de participaciones adicionales de cada participante de la lista. 

8. La herramienta te pide cómo actuar en el caso que hayan registros iguales en el campo principal. Se pueden obviar o contar como participaciones adicionales. Nota: Esta funcionalidad está deshabilitada para sorteos con más de 20.000 registros.

Esta opción permite dar participaciones adicionales a los usuarios que aparezcan en el listado con varias entradas, y así premiarles con más posibilidades de resultar ganadores del sorteo. Para ello, deberemos seleccionar la opción "Asignar el número de participaciones del primer registro":

sorteo_listado_8.jpg

A continuación, el sistema importará la lista y determinará el número de participaciones con las que entrará cada participante de la lista en el sorteo.

Nota: en el siguiente paso podrás consultar el número de participantes del sorteo, que se corresponde con el número de usuarios "únicos" del listado, y al hacer clic en el botón "Ver", podrás consultar la lista con el nombre de cada participante junto con el número total de participaciones de cada uno en el sorteo:

Una vez configuradas todas estas opciones según las características de tu sorteo, haz clic en el botón "Continuar" para empezar la selección de ganadores.  

Paso 3. Revisa el listado de finalistas y aplica exclusiones

Estás en la página del sorteo abierto. Debajo del título encontrarás el número de participantes y las opciones para ver los datos del listado. Desde allí también puedes excluir participantes o incluirlos en la lista negra.

sorteo_listado_9.jpg

Selecciona la opción de 'Excluir usuarios de la lista negra' si quieres que se aplique la exclusión.

Paso 4. Define el número de ganadores y suplentes

Seguidamente, indica cuántos ganadores necesitas obtener, y señala también cuántos suplentes. Recomendamos siempre pedir suplentes para una gestión más fácil y eficaz de los premios.

sorteo_listado_10.jpg

Pulsando en "Continuar" llegarás a la página de Test.

¿Tienes premios diferentes para sortear?

Con la opción "Configura los premios" podrás crear todos los premios que tienes previsto sortear, y para cada premio, podrás definir el número de ganadores que deseas obtener. Por ejemplo, puedes tener un primer premio de unas entradas de cine con 2 ganadores, y un segundo premio de entradas para un concierto con otros 2 ganadores. Al ser dos premios diferenciados, esta opción te permitirá gestionar el número de ganadores que quieres obtener para cada tipo de premio, y a la hora de publicar los ganadores, éstos se presentarán también de forma separada.

Para gestionar los diferentes premios de tu sorteo, haz clic en "Configura los premios". Se abrirá un pop-up donde podrás definir el nombre y el número de ganadores de cada uno de los premios:

sorteo_listado_11.jpg

Paso 5. Activa el sorteo

Una vez estés listo para hacer el sorteo, el sistema te permitirá finalizarlo para así obtener los ganadores y suplentes. En caso de no disponer de un plan de suscripción, en función del número de registros que incluya el listado, el sistema te pedirá el pago del sorteo para poder activarlo. Consulta aquí los precios del Sorteo de listado. 

Una vez realizado el pago del sorteo, y justo antes de realizar el sorteo aleatorio, verás que tienes la posibilidad de hacer varios tests de prueba para conocer cómo funciona la herramienta.

Cuando estés listo para finalizar el sorteo, haz clic en el botón “¡Listo! Hacer sorteo” y el sorteo se realizará de forma aleatoria.

Finalmente, se abrirá una ventana con un resumen de la configuración de tu sorteo, que deberás confirmar para poder continuar con el proceso. Además, tienes la posibilidad de activar la opción "Visualizar el sorteo como una presentación animada", que te permitirá visualizar el proceso de selección de ganadores y suplentes en forma de presentación animada, más visual y gráfica, lo que generará un efecto de emoción. Ver ejemplos. 

sorteo_listado_12.jpg

Paso 6. Prepara la publicación de los ganadores

¡Enhorabuena! El sorteo ya se ha realizado y se te presenta una pantalla con los resultados. Ahora ya puedes pensar en la publicación de los ganadores y en la gestión de los premios. 

sorteo_listado_13.jpg

A. Apartado "Ganadores y Suplentes":

Aquí se presentará el listado de los usuarios que han resultado ganadores y suplentes del sorteo. Desde aquí también podrás gestionar los premiados para cambiarlos si es necesario.

B. Apartado Notificación a los ganadores

En esta sección encontrarás la opción para notificar directamente a los ganadores (siempre que tengas su email). Para ello, deberás seguir los pasos siguientes:

1. Haz clic en el icono del sobre:

sorteo_listado_17.jpg

2. Redacta el texto que recibirán por email el/los ganador/es, y envíalo. Cuando el/los ganador/es hayan sido notificados, el icono se volverá verde:

sorteo_listado_18.jpg

Nota: Si tienes activado el módulo "Reclama tu premio", el texto por defecto del email dirigirá a la url de 'Reclama tu premio'. 

C. Apartado "Publicación de ganadores":

Al realizar el sorteo, la herramienta ha generado dos url muy importantes que debes tener en cuenta:

  • Certificado de validez. Se ha emitido un certificado de validez conforme el sorteo se ha realizado una sola vez y de forma totalmente aleatoria. Este certificado no se puede modificar e identifica el sorteo. Comparte su url junto a los ganadores para que los participantes vean que tu sorteo es transparente.
  • Página de ganadores. Se ha generado un microsite donde se presentan los ganadores y suplentes. De esta forma, la comunicación de los resultados te será más fácil. Podrás personalizar esta página para adaptarla a tu marca y a tus necesidades. 
  • Modo Show: Esta opción permite presentar el resultado de un sorteo en un formato animado para así mostrar los ganadores de una forma más divertida y añadir un punto de sorpresa y diversión a tus sorteos. Esta opción está únicamente disponible con el plan Basic PRO o superior. Más información.

Haz clic en el icono del lápiz para editar la página de ganadores y personalizarla a tu gusto:

sorteo_listado_19.jpg

Éstos son los elementos que podrás personalizar:

sorteo_listado_20.jpg

D. Apartado "Reclama tu premio:

¿Quieres que los ganadores puedan reclamar el premio y confirmar sus datos? Desde aquí puedes configurar y habilitar este módulo para una mejor gestión de los premiados. De esta forma, el usuario que visite la página de ganadores podrá reclamar el premio desde allí y confirmar sus datos conforme está interesado en recibirlo.

Para habilitarlo, haz clic en el botón "Habilitar" y sigue los pasos indicados en este tutorial para personalizar todas las opciones del módulo.  

7. Gestiona los ganadores y suplentes

Desde el apartado 'Ganadores y suplentes' podrás:

  • Ver si han reclamado el premio y los datos personales que han comunicado.
  • Gestionar los premiados para cambiarlos si es necesario.
  • Descargarte en un archivo toda la información facilitada por los premiados.

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¡Y así la gestión del sorteo te saldrá redonda!

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