En este tutorial aprenderás a realizar un sorteo aleatorio entre los registros importados desde un archivo Excel o CSV. Te explicamos las dos modalidades de sorteo disponibles, sus límites y todo el proceso paso a paso, desde la configuración hasta la obtención del certificado de validez y la exportación de los resultados.

1. Modalidades de sorteo

2. Límites y precios

3. Sorteo único

   • Paso 1. Configura los aspectos básicos del sorteo

   • Paso 2. Revisa el listado de finalistas y aplica exclusiones

   • Paso 3. Define el número de ganadores y suplentes

   • Paso 4. Haz un test y activa el sorteo

   • Paso 5. Prepara la publicación de los ganadores

   • Paso 6. Gestiona los ganadores y suplentes

4. Sorteo por grupos

   • Paso 1. Configura los aspectos básicos del sorteo

   • Paso 2. Relaciona los campos del listado con los campos del sorteo

   • Paso 3. Revisa el listado de usuarios y grupos importados

   • Paso 4. Define el número de ganadores y suplentes

   • Paso 5. Realiza los sorteos

   • Paso 6. Consulta el resultado de los sorteos

   • Paso 7. Publicación de resultado

   • Paso 8. Gestiona los ganadores y suplentes

1. Modalidades de sorteo

La aplicación Sorteo de un listado permite realizar dos modalidades de sorteo, según cómo quieras organizar la selección de ganadores:

1. Sorteo único. Permite realizar un único sorteo entre todos los participantes del listado importado y seleccionar uno o varios ganadores.

Ejemplo: Una empresa dispone de un sistema propio donde registra todas las compras realizadas por sus clientes. Al finalizar el mes, exporta un fichero con todas las compras y quiere sortear 10 premios entre todos los registros. Puede importar el fichero completo y realizar un único sorteo para seleccionar los 10 ganadores.

2. Sorteo por grupos. Permite realizar automáticamente múltiples sorteos independientes a partir de un único listado. Para ello, el fichero debe incluir una columna que identifique el grupo al que pertenece cada participante, como una tienda, ciudad, categoría, departamento o cualquier otro criterio.

Ejemplo: Una cadena de tiendas quiere seleccionar 5 ganadores entre los clientes de cada establecimiento. En lugar de preparar un fichero y realizar un sorteo diferente para cada tienda, puede importar un único listado con todos los participantes e incluir una columna que indique la tienda de cada uno. La aplicación agrupará automáticamente los participantes por tienda y realizará un sorteo independiente para cada establecimiento, seleccionando 5 ganadores en cada uno. 

2. Límites y precios

Para utilizar la aplicación Sorteo de un listado es necesario disponer de un plan activo. El plan requerido depende del número de registros incluidos en el listado:

• Plan Basic (29€ / $29 al mes): hasta 5.000 registros.
• Plan Basic PRO (49€ / $49 al mes): hasta 100.000 registros.
• Plan Premium (149€ / $199 al mes): hasta 500.000 registros.
• Plan Marca Blanca (349€ / $399 al mes): hasta 1.000.000 de registros.

El Sorteo de listado por grupos está disponible a partir del plan Basic PRO. Además del límite de registros, cada plan establece un número máximo de grupos::

• Plan Basic PRO: hasta 100.000 registros y 10 grupos.
• Plan Premium: hasta 500.000 registros y de 100 grupos.
• Plan Marca Blanca: hasta 1.000.000 registros y de 500 grupos.

Nota: Para sorteos con más de 1.000.000 de registros o más de 500 grupos, contacta con el equipo de ventas.

3. Sorteo único

Para hacer un único sorteo entre todos los usuarios de la lista importada, sigue los siguientes pasos.

Paso 1. Configura los aspectos básicos del sorteo

Para empezar, accede al panel de control de Easypromos, y sigue los pasos a continuación:

1. Haz clic en el botón "Crear nueva promoción" y selecciona "Sorteo de un listado":

2. A continuación, selecciona "Sorteo único":

3. Seguidamente, selecciona la marca organizadora y pon un título al sorteo. 

4. A continuación, escoge desde dónde deseas importar los participantes (usuarios) que entrarán en el sorteo:

• Archivo CSV: Esta opción te permitirá subir un fichero .CSV o .TXT si tienes la información de los participantes en alguno de estos dos formatos. Tamaño máximo de archivo: 150 MB.
• Copiar/pegar de un fichero: Esta opción te permitirá introducir los nombres de los participantes del sorteo, si por ejemplo los tienes guardados en un archivo Word o similar.

Sube el fichero o copia y pega la información en la casilla adecuada y pulsa el botón "Importar". 

5. Al importar la información del fichero, se te presentarán las opciones de importación en el paso 3:

1. Si el fichero importado tiene cabeceras, activa esta opción y te será más fácil la identificación y gestión de columnas.

2. Por defecto, ya se presenta la información con la tabulación más adecuada. Gestiona las opciones si no se presenta la información separada por columnas tal y como debería.

3. Puedes utilizar la opción "Gestionar campos", que permite combinar columnas como campo de visualización. Por ejemplo, si en tu fichero CSV hay la columna "NOMBRE" y "APELLIDOS", con la opción "Combinar campos" podrás mostrar los nombres de los participantes combinando ambas columnas.

4. Puedes previsualizar cómo se están importando los datos. Como verás, no se presentan todos los registros sino sólo una muestra y el último, como referencia del número total de filas/usuarios.

5. Campo principal. Es el campo que identifica inequívocamente el participante, y con el cual se hará la selección aleatoria de ganadores. La herramienta te presenta por defecto el campo que considera más adecuado. Recomendamos que sea el campo 'e-mail', así podrás utilizar la notificación por email a los ganadores y la herramienta para que los premiados se identifiquen y reclamen el premio.

6. Campo de visualización. Es el campo que servirá para presentar públicamente los participantes/ganadores. 

Nota: si tienes un fichero con los campos 'nombre' y 'e-mail', recomendamos indicar el nombre como 'campo de visualización' y el e-mail como 'campo principal'.

7. Campo de número de participaciones. Si quieres dar participaciones adicionales para el sorteo, puedes incluir una columna en el fichero CSV para indicar el número de participaciones adicionales de cada participante de la lista. 

8. La herramienta te pide cómo actuar en el caso que hayan registros iguales en el campo principal. Se pueden obviar o contar como participaciones adicionales. 

Esta opción permite dar participaciones adicionales a los usuarios que aparezcan en el listado con varias entradas, y así premiarles con más posibilidades de resultar ganadores del sorteo. Para ello, deberemos seleccionar la opción "Dar 1 participación adicional por cada fila":

A continuación, el sistema importará la lista y determinará el número de participaciones con las que entrará cada participante de la lista en el sorteo.

Nota: en el siguiente paso podrás consultar el número de participantes del sorteo, que se corresponde con el número de usuarios "únicos" del listado, y al hacer clic en el botón "Ver", podrás consultar la lista con el nombre de cada participante junto con el número total de participaciones de cada uno en el sorteo:

Una vez configuradas todas estas opciones según las características de tu sorteo, haz clic en el botón "Continuar" para empezar la selección de ganadores.  

Paso 2. Revisa el listado de finalistas y aplica exclusiones

Estás en la página del sorteo abierto. Debajo del título encontrarás el número de participantes y las opciones para ver los datos del listado. Desde allí también puedes excluir participantes o incluirlos en la lista negra.

Selecciona la opción de 'Excluir usuarios de la lista negra' si quieres que se aplique la exclusión.

Paso 3. Define el número de ganadores y suplentes

Seguidamente, indica cuántos ganadores necesitas obtener, y señala también cuántos suplentes. Recomendamos siempre pedir suplentes para una gestión más fácil y eficaz de los premios.

Nota: La suma total entre ganadores y suplentes debe ser inferior a 1.000.

Pulsando en "Continuar" llegarás a la página de Test.

¿Tienes premios diferentes para sortear?

Con la opción "Configura los premios" podrás crear todos los premios que tienes previsto sortear, y para cada premio, podrás definir el número de ganadores que deseas obtener. Por ejemplo, puedes tener un primer premio de unas entradas de cine con 2 ganadores, y un segundo premio de entradas para un concierto con otros 2 ganadores. Al ser dos premios diferenciados, esta opción te permitirá gestionar el número de ganadores que quieres obtener para cada tipo de premio, y a la hora de publicar los ganadores, éstos se presentarán también de forma separada.

Para gestionar los diferentes premios de tu sorteo, haz clic en "Configura los premios". Se abrirá un pop-up donde podrás definir el nombre y el número de ganadores de cada uno de los premios:

Paso 4. Haz un test y activa el sorteo

Es posible realizar pruebas del sorteo utilizando la funcionalidad de test dentro de la aplicación "Sorteo de un listado". Esta opción te permite simular todo el proceso antes de realizar el sorteo definitivo: desde la subida del archivo y el mapeo de campos, hasta la propia selección de ganadores.

Consulta en este tutorial todos los pasos para realizar un test del sorteo.

Una vez estés listo para hacer el sorteo, el sistema te permitirá finalizarlo para así obtener los ganadores y suplentes. En caso de no disponer de un plan de suscripción, en función del número de registros que incluya el listado, el sistema te pedirá el pago del sorteo para poder activarlo. Consulta aquí los precios del Sorteo de listado. 

Una vez realizado el pago del sorteo, y justo antes de realizar el sorteo aleatorio, verás que tienes la posibilidad de hacer varios tests de prueba para conocer cómo funciona la herramienta.

Cuando estés listo para finalizar el sorteo, haz clic en el botón “¡Listo! Hacer sorteo” y el sorteo se realizará de forma aleatoria.

Finalmente, se abrirá una ventana con un resumen de la configuración de tu sorteo, que deberás confirmar para poder continuar con el proceso. Además, tienes la posibilidad de activar la opción "Visualizar el sorteo como una presentación animada", que te permitirá visualizar el proceso de selección de ganadores y suplentes en forma de presentación animada, más visual y gráfica, lo que generará un efecto de emoción. Ver ejemplos. 

Paso 5. Prepara la publicación de los ganadores

¡Enhorabuena! El sorteo ya se ha realizado y se te presenta una pantalla con los resultados. Ahora ya puedes pensar en la publicación de los ganadores y en la gestión de los premios. 

A. Apartado "Ganadores y Suplentes":

Aquí se presentará el listado de los usuarios que han resultado ganadores y suplentes del sorteo. Desde aquí también podrás gestionar los premiados para cambiarlos si es necesario.

B. Apartado Notificación a los ganadores

En esta sección encontrarás la opción para notificar directamente a los ganadores (siempre que tengas su email). Para ello, deberás seguir los pasos siguientes:

1. Haz clic en el icono del sobre:

2. Redacta el texto que recibirán por email el/los ganador/es, y envíalo. Cuando el/los ganador/es hayan sido notificados, el icono se volverá verde:

Nota: Si tienes activado el módulo "Reclama tu premio", el texto por defecto del email dirigirá a la url de 'Reclama tu premio'. 

C. Apartado "Publicación de ganadores":

Al realizar el sorteo, la herramienta ha generado dos url muy importantes que debes tener en cuenta:

• Certificado de validez. Se ha emitido un certificado de validez conforme el sorteo se ha realizado una sola vez y de forma totalmente aleatoria. Este certificado no se puede modificar e identifica el sorteo. Comparte su url junto a los ganadores para que los participantes vean que tu sorteo es transparente.
• Página de ganadores. Se ha generado un microsite donde se presentan los ganadores y suplentes. De esta forma, la comunicación de los resultados te será más fácil. Podrás personalizar esta página para adaptarla a tu marca y a tus necesidades. 
• Modo Show: Esta opción permite presentar el resultado de un sorteo en un formato animado para así mostrar los ganadores de una forma más divertida y añadir un punto de sorpresa y diversión a tus sorteos. Esta opción está únicamente disponible con el plan Basic PRO o superior. Más información.

Haz clic en el icono del lápiz para editar la página de ganadores y personalizarla a tu gusto:

Éstos son los elementos que podrás personalizar:

D. Apartado "Reclama tu premio:

¿Quieres que los ganadores puedan reclamar el premio y confirmar sus datos? Desde aquí puedes configurar y habilitar este módulo para una mejor gestión de los premiados. De esta forma, el usuario que visite la página de ganadores podrá reclamar el premio desde allí y confirmar sus datos conforme está interesado en recibirlo.

Para habilitarlo, haz clic en el botón "Habilitar" y sigue los pasos indicados en este tutorial para personalizar todas las opciones del módulo.  

Paso 6. Gestiona los ganadores y suplentes

Desde el apartado 'Ganadores y suplentes' podrás:

• Ver si han reclamado el premio y los datos personales que han comunicado.
• Gestionar los premiados para cambiarlos si es necesario.
• Descargarte en un archivo toda la información facilitada por los premiados.

4. Sorteo por grupos

Para hacer un sorteo con un listado segmentado de usuarios, sigue los pasos a continuación.

Paso previo. Prepara el fichero de participantes

Antes de configurar el sorteo, debes preparar el fichero con todos los participantes e indicar el grupo al que pertenece cada uno.

Consulta la guía ¿Cómo preparar el fichero para un Sorteo de listado por grupos? para conocer el formato que debe tener el fichero y cómo mapear correctamente sus campos durante la configuración del sorteo.

Paso 1. Configura los aspectos básicos del sorteo

Para empezar, accede al panel de control de Easypromos, y sigue los pasos a continuación:

1. Haz clic en el botón "Crear nueva promoción" y selecciona "Sorteo de un listado":

2. A continuación, selecciona "Sorteo por grupos":

3. Seguidamente, selecciona la marca organizadora y pon un título al sorteo.

4. A continuación, escoge desde dónde deseas importar los participantes (usuarios) que entrarán en el sorteo:

• Archivo CSV: Esta opción te permitirá subir un fichero .CSV o .TXT si tienes la información de los participantes en alguno de estos dos formatos. Tamaño máximo de archivo: 150 MB.
• Copiar/pegar de un fichero: Esta opción te permitirá introducir los nombres de los participantes del sorteo, si por ejemplo los tienes guardados en un archivo Word o similar.

Sube el fichero o copia y pega la información en la casilla adecuada y pulsa el botón "Importar".

Paso 2. Relaciona los campos del listado con los campos del sorteo

Al importar la información del fichero, en “Previsualización” se te presentarán las opciones de importación. En este paso es importante mapear correctamente los campos para indicar qué columna del listado corresponde a cada información:

1. Si el fichero importado tiene cabeceras, activa esta opción y te será más fácil la identificación y gestión de columnas.

2. Por defecto, ya se presenta la información con la tabulación más adecuada. Gestiona las opciones si no se presenta la información separada por columnas tal y como debería.

3. Puedes utilizar la opción "Gestionar campos", que permite combinar columnas como campo de visualización. Por ejemplo, si en tu fichero CSV hay la columna "NOMBRE" y "APELLIDOS", con la opción "Combinar campos" podrás mostrar los nombres de los participantes combinando ambas columnas.

4. Puedes previsualizar cómo se están importando los datos. Como verás, no se presentan todos los registros sino sólo una muestra y el último, como referencia del número total de filas/usuarios.

5. Campo principal. Es el campo que identifica inequívocamente el participante, y con el cual se hará la selección aleatoria de ganadores. La herramienta te presenta por defecto el campo que considera más adecuado. Recomendamos que sea el campo 'e-mail', así podrás utilizar la notificación por email a los ganadores y la herramienta para que los premiados se identifiquen y reclamen el premio.

6. Campo de visualización. Es el campo que servirá para presentar públicamente los participantes/ganadores. En este caso, deberás seleccionar la columna que contiene el dato utilizado para identificar a los participantes.

Nota: si tienes un fichero con los campos 'nombre' y 'e-mail', recomendamos indicar el nombre como 'campo de visualización' y el e-mail como 'campo principal'.

7. Campo Grupo. Este campo permite dividir tu archivo CSV en tantos sorteos como desees. En este caso, deberás seleccionar la columna que identifica el grupo de cada participante.

Al mapear este campo con la columna segmento del fichero, el sistema detectará el número total de segmentos diferentes que contiene el listado. 

8. Campo de número de participaciones. Si quieres dar participaciones adicionales para el sorteo, puedes incluir una columna en el fichero CSV para indicar el número de participaciones adicionales de cada participante de la lista.

9. La herramienta te pide cómo actuar en el caso que hayan registros iguales en el campo principal. Se pueden obviar o contar como participaciones adicionales.

Esta opción permite dar participaciones adicionales a los usuarios que aparezcan en el listado con varias entradas, y así premiarles con más posibilidades de resultar ganadores del sorteo. Para ello, deberemos seleccionar la opción "Dar 1 participación adicional por cada fila":

A continuación, el sistema importará la lista y determinará el número de participaciones con las que entrará cada participante de la lista en el sorteo.

Nota: en el siguiente paso podrás consultar el número de participantes del sorteo, que se corresponde con el número de usuarios "únicos" del listado, y al hacer clic en el botón "Ver", podrás consultar la lista con el nombre de cada participante junto con el número total de participaciones de cada uno en el sorteo:

Una vez configuradas todas estas opciones según las características de tu sorteo, haz clic en el botón "Continuar" para empezar la selección de ganadores. 

Paso 3. Revisa el listado de usuarios y grupos importados

Una vez finalizada la importación del listado, accederás a la página de configuración del sorteo, donde podrás ver la siguiente información:

1. Número total de grupos importados.

2. Detalle del nombre de todos los grupos importados.

3. Número de participantes de cada grupo.

4. Ver la lista detallada de los participantes de cada grupo. Al hacer clic, se abre una ventana pop-up con las siguientes opciones de gestión de los participantes de este grupo concreto:

• a) Exportar la lista de participantes en un archivo .CSV.
• b) Lista con la información de los participantes importados, que incluye:
  • Campo de visualización.
  • Campo principal.
  • Número de participaciones con las que entra cada usuario en el sorteo.
• c) Opción de excluir al usuario del sorteo de forma puntual.
• d) Opción de añadir al usuario a la lista negra.

5. Exportar la lista de participantes en un archivo .CSV.

Paso 4. Define el número de ganadores y suplentes

Seguidamente, indica cuántos ganadores necesitas obtener, y señala también cuántos suplentes. Recomendamos siempre pedir suplentes para una gestión más fácil y eficaz de los premios.

El número de ganadores y suplentes se aplicará a cada grupo de forma independiente. Por lo tanto, aquí debes indicar cuántos ganadores y suplentes quieres obtener por grupo.

Ejemplo: Si tienes 5 grupos y quieres 1 ganador y 3 suplentes por grupo, indica 1 ganador y 3 suplentes.

Nota: La suma total entre ganadores y suplentes debe ser inferior a 1.000.

Pulsando en "Continuar" llegarás a la página de Test.

¿Tienes premios diferentes para sortear?

Con la opción "Configura los premios" podrás crear todos los premios que tienes previsto sortear, y para cada premio, podrás definir el número de ganadores que deseas obtener. Por ejemplo, puedes tener un primer premio de unas entradas de cine con 2 ganadores, y un segundo premio de entradas para un concierto con otros 2 ganadores. Al ser dos premios diferenciados, esta opción te permitirá gestionar el número de ganadores que quieres obtener para cada tipo de premio, y a la hora de publicar los ganadores, éstos se presentarán también de forma separada.

Para gestionar los diferentes premios de tu sorteo, haz clic en "Configura los premios". Se abrirá un pop-up donde podrás definir el nombre y el número de ganadores de cada uno de los premios.

Importante: Todos los grupos obtendrán el mismo número de ganadores y suplentes.No es posible indicar un número de ganadores y suplentes diferente según el grupo.

Paso 5. Realiza los sorteos

Una vez indicados el número de ganadores y suplentes que deseas obtener, haz clic en el botón “Continuar” para proceder con la realización del sorteo:

Cuando estés listo para hacer los sorteos, haz clic en el botón “¡Listo! Hacer sorteo”:

Finalmente, se abrirá una ventana con un resumen de la configuración de tu sorteo, que deberás confirmar para poder continuar con el proceso:

Al hacer clic en el botón “Continuar”, el sistema empezará el proceso para realizar los diferentes sorteos, uno por cada segmento.

Paso 6. Consulta el resultado de los sorteos

Al terminar el proceso, llegarás a la pantalla de resultados de los diferentes sorteos realizados, donde podrás ver rápidamente el nombre de los ganadores de cada uno de los grupos del listado importado y toda la información relacionada con los resultados de cada sorteo.

En concreto, podrás consultar la siguiente información:

1. Botón “Ganadores”. Permite descargar un fichero .CSV que incluye el nombre del ganador(es) y suplente(s) de cada grupo, por lo que se incluyen los ganadores de todos los sorteos individuales realizados.

A continuación, mostramos un ejemplo de los datos incluidos en el CSV de ganadores:

2. Botón “Certificados de validez”. Permite descargar un fichero .CSV que incluye el certificado de validez generado para cada uno de los sorteos individuales realizados, así como también se incluye el nombre del ganador(s) y suplente(s) de cada segmento.

A continuación, mostramos un ejemplo de los datos incluidos en el CSV de Certificados de validez:

3. Detalle de los ganadores por grupo. Permite consultar toda la información relativa a cada uno de los sorteos individuales realizados a través de las siguientes opciones de gestión:

a) Ver ganadores. Permite ver el nombre del ganador(s) y suplente(s) de cada sorteo. También desde aquí se puede acceder a la herramienta para realizar sustituciones, así como consultar la información proporcionada por los ganadores en caso de habilitar la herramienta Reclama tu premio.

b) Ver sorteo. Permite acceder a la página de configuración y gestión de cada uno de los sorteos individuales. Esto puede ser útil, por ejemplo, para utilizar las siguientes funcionalidades:

• Volver a consultar el detalle de todos los participantes que han entrado en el sorteo.
• Enviar una notificación a los ganadores (siempre que tengas su email).
• Realizar una sustitución, si es preciso.
• Habilitar la herramienta Reclama tu premio para obtener información de los ganadores.
• Descargar el vídeo Modo Show para una presentación animada del resultado del sorteo.

c) Página de ganadores. Permite obtener el enlace a la página de ganadores individual para este sorteo.

d) Ver certificado. Permite ver el certificado de validez individual para este sorteo.

e) Exportar participantes. Permite exportar la lista de los usuarios que han participado en este sorteo.

Paso 7. Publicación de resultados

Al realizar el sorteo, la herramienta ha generado una página de ganadores global, que es un microsite público donde se presentan los ganadores y suplentes de todos los sorteos realizados.

Para facilitar la consulta de los resultados, la página incluye un selector que permite filtrar los ganadores de cada segmento, así como un buscador que los usuarios podrán utilizar para comprobar fácilmente si han resultado ganadores.

Paso 8. Gestiona los ganadores y suplentes de cada sorteo individual

Para cada uno de los sorteos realizados, podrás hacer clic en "Ver sorteo" para así acceder a la página de gestión donde encontrarás la siguiente información:

• Ver si han reclamado el premio y los datos personales que han comunicado.
• Gestionar los premiados para cambiarlos si es necesario.
• Descargarte en un archivo toda la información facilitada por los premiados.