Tutorial: Gestión de Premios y Ganadores

Easypromos proporciona un completo sistema de Gestión de Premios y ganadores que te permitirá crear los premios que quieres dar a los usuarios que participan en tu promoción, así como configurar de qué forma quieres asignar los premios y seleccionar los ganadores. 

En este tutorial te explicamos cómo crear los premios, cómo asignar los premios y obtener así los ganadores de tu promoción y, finalmente, aprenderás cómo publicar la página de premios que te permitirá mostrar los ganadores de cada premio. 

 

Éste es el índice del Tutorial:

  1. Introducción
  2. Creación de premios
  3. Publicación de premios
  4. Obtención de ganadores y asignación de premios
  5. Publicación de ganadores
  6. Comunicación de ganadores

 

1. Introducción

La naturaleza de una promoción consiste en que un usuario participa para obtener un incentivo. El incentivo es el premio de la promoción. Por lo tanto, en una promoción para poder seleccionar un ganador antes se deberá definir y crear el premio del ganador.

En este tutorial te explicamos cómo crear el premio de tu promoción, cómo mostrarlo, cómo asignar los ganadores del premio y, finalmente, cómo publicar los ganadores y comunicarse con ellos.

En este tutorial aprenderás también las diferentes mecánicas de cómo asignar los premios a los ganadores, que son cuatro:

  • Asignación mediante un sorteo aleatorio: podrás seleccionar los ganadores del premio entre todos los participantes, o un conjunto de los participantes filtrados por cualquier criterio de su participación. Obtendrás un certificado de validez con el resultado del sorteo.
  • Asignación directa tras registrarse: podrás dar premios directos justo en el momento que un usuario se registra, por ejemplo, podrás dar un cupón con un código promocional único justo después que un usuario se registre. [Sólo Premium] Aprenderás también a dar premios directos en función de condiciones de participación, por ejemplo, dar premio directo si el usuario acierta la respuesta de una pregunta o marca la casilla de recibir newsletter.
  • Asignación por Momento Ganador [sólo Premium]: podrás dar premios directos en función de la hora de participación de un usuario.
  • Asignación manual: podrás asignar un premio a un usuario de forma manual, por ejemplo, asignar el premio al usuario más votado o a un usuario seleccionado por un notario. Aprenderás también a dar premios manuales de forma masiva, filtrando usuarios por cualquier criterio de su participación.

 

2. Creación del premio

El proceso de creación del premio de tu promoción lo dividimos en dos pasos que te explicamos a continuación.

 

PASO 1: Creación del premio

Antes de nada, deberás crear el premio que ofrecerás a los usuarios que participen en la promoción.

Importante: En la versión Premium y Marca Blanca, podrás crear todos los tipos de premios que quieras. En la versión Básica podrás crear un único tipo de premio con las cantidades que quieras. Para poder crear múltiples tipos de premios en la versión Básica es necesario disponer de una suscripción mensual Básica ($29USD).

 

Para crear el premio de tu promoción, deberás seguir estos pasos:

1. Accede al Editor de la promoción:

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2. A continuación, dirígete al apartado Páginas > Premios y haz clic en el botón “Crear mi primer premio”:

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3. A continuación, se abrirá una ventana donde podrás elegir el tipo de premio que quieres crear en función de la forma de asignación del premio. Concretamente, podrás elegir entre:

  • Por Sorteo aleatorio: podrás seleccionar los ganadores del premio entre todos los participantes, o un conjunto de los participantes filtrados por cualquier criterio de su participación.
  • Al registrarse: podrás dar premios directos justo en el momento que un usuario se registra, por ejemplo, podrás dar un cupón con un código promocional único justo después que un usuario se registre. Los clientes Premium, adicionalmente, podrán crear condiciones especiales de asignación de premio. 
  • Por Momento Ganador (sólo Premium): podrás dar premios directos en función de la hora de participación de un usuario.
  • Por asignación manual: podrás asignar un premio a un usuario de forma manual, por ejemplo, asignar el premio al usuario más votado.

 

4. Elige qué tipo de asignación tienes prevista para el premio de tu promoción y haz clic en el botón “Selecciona”:

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5. A continuación, se abrirá una nueva ventana donde podrás configurar la información básica del premio con los siguientes datos:

  • Nombre del premio: Este campo se utilizará en el panel de administración como referencia interna a tu premio. También será el título del premio en la página pública de premios.
  • Descripción corta: Aparecerá como descripción del premio en la página pública de premios. Escribe aquí las características principales del premio.
  • Cantidad: Indica el número de unidades de este premio que ofreces en esta promoción. Debe ser un número entero de máximo 10 dígitos.

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En la imagen anterior, por ejemplo, el premio es un Fin de semana a la nieve con las características que se explican en el campo “Descripción corta”. El premio se asignará a través de un sorteo aleatorio y habrá un total de 15 ganadores.


6. Tras hacer clic en el botón “Crear” habrás creado el premio y se te redirigirá a la página con todo el listado de premios. Continúa con el Paso 2.

 

PASO 2: Edición y configuración de las propiedades del premio

Una vez hayas creado el premio de tu promoción, te encontrarás en la página de gestión del premio, donde tienes todas las herramientas para configurarlo. 

En este momento nos vamos a centrar en la edición del premio que acabamos de crear, para personalizar todas las opciones avanzadas. Para ello, deberás seguir los pasos siguientes:


1. Haz clic en el icono del lápiz para editar el premio que hemos creado. 

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2. A continuación, encontrarás las siguientes pestañas de configuración:

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A. Vista Listado de premios: Todos los premios se pueden presentar en una página pública dentro de la promoción, de forma que si te interesa, puedes publicar una página específica para presentar los premios que vas a dar. En esta vista del premio, podrás configurar cómo se ve el premio en esta página. Esta misma página es donde se presentará el nombre de los ganadores. Podrás configurar los siguientes aspectos:

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1. Título del premio: éste es el nombre del premio que has definido en el momento de crear el premio, y que ahora puedes cambiar si lo deseas. 

2. Imagen: puedes acompañar el titulo del premio con una imagen atractiva del mismo.

3. Fondo de pantalla predefinido: si lo prefieres, en lugar de subir tu propia imagen, puedes utilizar uno de los fondos predefinidos que proporcionamos.

4. Descripción corta: ésta es la descripción del premio que has definido en el momento de crear el premio, y que ahora puedes cambiar si lo deseas. 

5. Detalles del premio: puedes aprovechar este campo para añadir información adicional sobre el premio, como por ejemplo, las características del mismo, la fecha de validez, etc. 

6. ¿Quieres mostrar los ganadores?: Si marcas esta opción, los ganadores de este premio se presentarán en la página pública de premios. 

 

A continuación podrás ver un ejemplo de cómo se presenta la página pública de premios con los ganadores del sorteo que se ha realizado para este premio:

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B. Pop-up ganador [Sólo para premios del tipo "Al registrarse" y "Por Momento Ganador"]: Para las promociones con premio directo tras registrarse, el premio se muestra en la pantalla de Muchas Gracias, justo después que el usuario haya completado el proceso de registro. El premio se presenta como un pop-up encima de la página de Muchas gracias. Aquí puedes ver un ejemplo de un premio directo ganado por un usuario:

En esta pestaña encontrarás todas las opciones para personalizar el diseño y el contenido del pop-up del premio que se le mostrará por pantalla a los usuarios que resulten ganadores. Podrás configurar los siguientes aspectos:

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1. Mensaje al ganador: Redacta aquí el mensaje que verá el usuario en el pop-up cuando sea ganador del premio.

2. Imagen pop-up ganadores: puedes acompañar el mensaje al ganador con una imagen para hacer el pop-up más atractivo. Puede ser una imagen, un GIF animado o incluso un vídeo. 

3. Descripción corta: ésta es la descripción del premio que has definido en el momento de crear el premio, y que ahora puedes cambiar si lo deseas.

4. Instrucciones: si necesitas añadir algún detalle más sobre el premio, como por ejemplo, las instrucciones de cómo canjear el código promocional o la validez del premio, puedes utilizar este campo.   

 

A continuación encontrarás tres opciones para personalizar el diseño del pop-up:

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1. Imagen de fondo: Sube la imagen de fondo que se mostrará bajo el pop-up que verá el ganador. Debe ser una imagen de 1200x630px. Te recomendamos una imagen que haga resaltar el pop-up que se muestra al ganador.

2. Color de fondo: podrás definir un color de fondo que se mostrará bajo el pop-up, y podrás configurar una transparencia para el color.

3. Alineamiento de texto: Configura de qué forma quieres alinear el texto que se presenta dentro del pop-up del ganador.  

 

C. Viral: desde aquí podrás definir los mensajes virales que se mostrarán cuando el ganador comparta el premio que ha ganado desde el popup de ganador a través de sus redes sociales favoritas. Concretamente, podrás personalizar los mensajes que se compartirán en Facebook, Twitter y en las aplicaciones de mensajería instantánea: 

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D. Opciones: En esta pestaña encontrarás las opciones que te permitirán definir las características del premio:

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1. Cantidad: Indica el número de unidades del premio que quieres distribuir entre los participantes de tu promoción.

2. ¿Quieres que este premio sea un código promocional? Esta opción te permite convertir el premio en un código promocional que los usuarios obtendrán automáticamente al participar en la promoción. Un código promocional es un código alfanumérico que puede ser único para todos los usuarios o bien diferente para cada usuario que gane el premio. Para que el premio sea un código promocional deberás asociar el premio a un set de códigos. Un set de códigos es un conjunto de códigos alfanuméricos cargados por el propio administrador. Los premios usan los set de códigos para saber qué código asignar y con qué orden. Adicionalmente, tienes la opción de indicar si mostrar el código alfanumérico único asignado junto con un código de barras o QR. Consulta el tutorial de Códigos promocionales para conocer todas las posibilidades Mira esta DEMO de la experiencia de ganar un código promocional.

3. ¿Este premio contiene contenido descargable? Esta opción te permite dar como premio un contenido que los usuarios podrán descargar. Al marcar esta opción, en el popup del ganador se añadirán las opciones "Descargar" y "Enviar" por email. Este contenido puede ser un documento (PDF, Word, archivo TXT), un audio o una imagen (Archivo de foto y archivo de vídeo). Si seleccionas esta opción, podrás subir el fichero que los usuarios pueden descargar (10MB máximo), o indicar la fuente externa del fichero o marcar la opción que Easypromos genere dinámicamente un PDF con las características del premio.

A continuación puedes ver un ejemplo de cómo es la experiencia de un usuario que gana un premio con un contenido descargable:

4. Condiciones [Sólo para premios del tipo "Al registrarse" y "Por Momento Ganador"]: Esta opción permite condicionar la asignación del premio a los campos del formulario de registro y a la participación del usuario en la promoción. A continuación te facilitamos algunos ejemplos de condiciones que puedes aplicar a tu premio:

  • Ejemplo 1: Dar un premio en formato de código alfanumérico único en función de un campo selector del formulario de registro. 
  • Ejemplo 2: Dar premio directo por Momento Ganador condicionado a que el usuario haya seleccionado un país o una provincia concreta.
  • Ejemplo 3: Dar premio directo en función de las respuestas acertadas en un Trivia. 

 

3. Publicación de premios

Una vez tengas configurado el premio de tu promoción, el siguiente paso es preparar la página de premios. La página de premios te permitirá mostrar públicamente el premio/s que tienes pensado dar en tu promoción, al tiempo que mostrará los ganadores de cada premio cuando ya los tengas. Puedes decidir si quieres hacer pública la página de premios desde el inicio de la promoción, o bien puedes publicarla cuando ya dispongas de los ganadores. 

Nota: No es obligatorio publicar la página de premios para que el sistema de premios funcione. Solamente debes publicarla si te interesa mostrar con más detalle los premios de la promoción. Podrás controlar la publicación de la página fácilmente desde el interruptor de "Publicar página".  

En el apartado Editor > Páginas > Premios encontrarás las siguientes herramientas y opciones de configuración para personalizar la página de premios a tu gusto:

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A. Botón “Publicar/Despublicar página”: permite publicar o despublicar la página de premios de la promoción.
B. Premios: aquí encontrarás el listado de premios de tu promoción, junto con las opciones de edición de cada uno de los premios, y el botón de añadir nuevos premios.
C. Contenidos: aquí encontrarás todas las opciones de configuración y edición para personalizar los contenidos de la página de premios. Puedes habilitar la opción de buscador de ganadores, recomendada cuando tienes más de 30 ganadores publicados. De esta forma, los usuarios se podrán buscar. 

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D. Contenedor: aquí podrás configurar las propiedades del contenedor que aplican a la página de premios. Las opciones que podrás configurar son:

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E. Virales: desde aquí podrás definir los mensajes virales que se mostrarán cuando los usuarios compartan en sus redes sociales la página de premios pública.  

F. Botón "Añadir premios": a través de este botón podrás añadir nuevos premios a tu promoción. Nota: La versión Básica de la plataforma está limitada a un único tipo de premio. Para cuentas con suscripción Básica pueden añadir premios ilimitados.  

G. Opciones propias para cada premio: aquí encontrarás todas las opciones para gestionar cada uno de los premios que has creado:

  • Ocultar/mostrar el premio en la página pública de premios.
  • Acceder a la edición de las propiedades del premio.
  • Hacer una copia del premio para crear premios con las mismas propiedades de forma ágil.
  • Eliminar premio.

 

4. Obtención de ganadores y asignación de premios

A excepción de los premios del tipo "Al registrarse" y "Por momento ganador", donde los premios son asignados automáticamente al registrarse los usuarios en la promoción, una vez ya ha finalizado el periodo para participar, llega el momento de la asignación del premio a los ganadores.

Así, en el caso que hayas creado un premio cuya asignación sea "Por sorteo aleatorio" o "Por asignación manual", como administrador del concurso deberás seguir unos pasos para obener los ganadores y asignarles así el premio/s. 

Para ello, sigue los pasos que te explicamos a continuación:

 

1. Desde la página de gestión de la promoción haz clic en el apartado "Ganadores":

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2. A continuación, accederás al apartado "Ganadores". En esta sección se presenta el listado de premios que has creado para tu promoción, junto con las herramientas para gestionarlos. 

Los premios se presentan según su estado de asignación (pendiente de asignación o ya asignado) y presentan algunas opciones para gestionarlos que varían en función del tipo de asignación del premio:

  • Premios "Por sorteo aleatorio": Desde aquí podrás hacer clic en el botón "Realizar sorteo" para iniciar el proceso de selección aleatoria de ganadores y asignar así los premios pendientes a través de sorteo. Sigue este tutorial para no dejarte ningún paso.
  • Premios "Al registrarse": Podrás ver el número de premios que se han asignado y consultar el nombre de los ganadores. 
  • Premios "Por asignación manual": Desde aquí podrás asignar los premios a los ganadores. Sigue este tutorial para no dejarte ningún paso.
  • Premios "Por Momento Ganador": Aquí podrás consultar los participantes que han resultado ganadores de los diferentes momentos ganadores programados, que se irán actualizando a medida que vayan ganando.  

 

Las herramientas que tienes disponibles en esta página son las siguientes:19.jpg 

A. Ver los ganadores que han sido asignados a cada premio.

B. Acceso a la gestión de las propiedades del premio dentro del Editor de la promoción.

C. Aplicar acciones sobre los premios pendientes de asignar: 

  • Botón "Realizar sorteo" para obtener los ganadores de forma aleatoria a través de sorteo.
  • Botón "Asignar" para asignar los ganadores de forma manual. 

D. Función de "publicar" los ganadores de cada premio individual, acción que hará que el ganador se muestre en la página pública de premios. 

  

5. Publicación de ganadores

Los ganadores de cada premio de la promoción se visualizan en la página del listado de premios. Por lo tanto, para que los ganadores de un premio se puedan ver es necesario que tres niveles de publicación estén activados, que son los siguientes:

  1. Página de listado de premios pública. Es la página donde se muestran todos los premios y es accesible desde la página de inicio de la promoción y también dispone de una URL pública que podrás compartir.
  2. El premio de los ganadores debe ser público en la página de premios. Desde el Editor de premios puedes controlar qué premios se visualizan en la página de premios. Ejemplo: En una promoción puedes tener dos premios en el que hay un premio grande que es un sorteo entre todos los usuarios registrados y un segundo premio que es un cupón de descuento a todos los usuarios que se registran. En este caso, en la página de premios quizá solamente te interese publicar el premio por sorteo y no el premio del tipo cupón. 
  3. La opción de "mostrar ganadores" de un premio individual debe estar activada. Cada premio tiene la propiedad de "mostrar ganadores". Si está activa, el sistema publicará para cada premio en tiempo real los ganadores que tenga. Si está desactivada, podrás publicar la descripción y características del premio, pero no sus ganadores.

Estos tres niveles de publicación te permitirán tener un control total de cuándo y cómo se publican los ganadores de tu promoción. A continuación te explicamos cómo gestionar el estado de publicación de cada uno de estos tres niveles. 

  1. El estado de publicación de la página de premios, que se indica en la parte superior de la sección "Ganadores": 

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  2. La visualización del premio dentro de la página de premios. Desde el apartado Editor > Páginas > Premios, podrás decidir si quieres mostrar/ocultar el premio, y esto afecta a la publicación del premio en la página pública de premios.

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  3. La publicación de los ganadores dentro del premio. Entre las opciones de configuración de cada premio encontrarás la opción "¿Quieres mostrar los ganadores?", que permite que los ganadores se publiquen automáticamente y se muestren en la página pública de premios.

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Buscador de ganadores

En caso de promociones en donde hay una cantidad elevada de usuarios premiados existe la opción de habilitar un buscador de ganadores dentro de la propia página del listado de premios. Esta opción es recomendada cuando tienes más de 30 ganadores en la promoción. Ejemplo: Realizas un sorteo en donde tienes 5000 ganadores, que les asignas un código alfanumérico único. 

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Ejemplos de publicación

A continuación, mostramos algunos ejemplos de cómo se presentan los ganadores en la página pública de premios: 

 

1. Página de premios del tipo "Por sorteo aleatorio": 

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2. Página de premios con dos premios del tipo "Al Registrarse": 

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3. Página de premios con gran volumen de ganadores con buscador habilitado: 

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6. Comunicación de ganadores

Una vez ya dispones de los ganadores de tu promoción, a continuación te explicamos algunas ideas para que puedas comunicarte con los ganadores para así gestionar cuanto antes el envío del premio asignado.

 

1. Comparte el enlace de la página de premios 

Cuando ya dispones del listado de ganadores, siempre recomendamos compartir con los usuarios el resultado del sorteo, pues además de contactar individualmente con los ganadores, también es una buena práctica informar públicamente al resto de participantes, para que todos puedan saber quiénes han sido los afortunados.

Este enlace lo encontrarás en la sección "Ganadores" haciendo clic en el botón "Compartir":

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Este enlace lo podrás compartir en cualquiera de tus redes sociales y canales, y al hacer clic, llevará a los usuarios directamente a la página de premios donde podrán consultar el nombre del ganador del premio/s de tu promoción. 

 

2. Utiliza la Plataforma de E-mails para enviar una comunicación por e-mail a todos los participantes o sólo a los ganadores

Una vez finalizada la promoción, y si en tu promoción solicitabas el correo electrónico para participar, una buena práctica es enviar una comunicación por e-mail a todos los participantes para anunciarles que ya tenéis los ganadores y facilitar así el enlace a la página de premios para que los usuarios puedan visitar la página y consultar así los ganadores. Puedes aprovechar la ocasión para agradecerles su participación en la promoción. 

A continuación te facilitamos algunos ejemplos de e-mails que puedes crear:

  • Email a todos los usuarios que han ganado un premio.
  • Email a todos los usuarios que han ganado un premio concreto.
  • Email a un usuario individual para reenviarle la información de su premio.
  • Email a todos los usuarios que no han resultado ganadores de ningún premio.

 

En los contenidos del email podrás introducir cualquier característica del premio utilizando la funcionalidad de smart tags, como por ejemplo, podrás mostrar el nombre del premio que ha ganado, si el premio se trata de un código promocional podrás añadir el propio código en el email, así como podrás también personalizar el email con el nombre del usuario. Consulta aquí los principales emails que puedes crear y automatizar con la Plataforma de Emails

 

Nota: La Plataforma de E-mails no está incluida por defecto en las promociones creadas con la versión Básica. Se puede añadir como una extensión a la promoción por $50USD.

 

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